تأثیر چیدمان محیط کار روی بهره وری
کسب‌وکارها هر روز کارکنان خود را تشویق می‌کنند که باعث افزایش بهره وری در محیط کار شوند. روش‌های بسیاری برای این کار وجود دارند؛ از پیاده‌سازی فناوری‌های نوین گرفته تا به‌کارگیری متخصصان بهره‌وری؛ با وجود این، طراحی در محیط اداری در مقایسه با سایر روش‌ها، بیشتر می‌تواند بر بهره وری تأثیر داشته باشد. فرقی نمی‌کند که کارمندان بسیاری در شرکتتان دارید یا در منزل مشغول دورکاری هستید، در هر صورت، چیدمان مؤثر محیط یکی از بهترین کارهایی است که می‌توانید برای افزایش بهره وری در محیط کار و سلامت ذهنی خود انجام دهید. نکات زیر به شما کمک می‌کنند تا به‌سادگی با چیدمان مجدد محیط، کیفیت کاری خود را بهبود بخشید.
چگونه می‌توانید دفتر کارتان را اثربخش‌تر کنید؟
جیمی فرتش (Jamie Fertsch)، مدیر و بنیان‌گذار شرکت Xdesk در ایالات متحده است. شرکت او در زمینه تولید میزهای ارگونومیکی فعالیت می‌کند که با محیط زیست سازگارند. او در حوزه افزایش بهره وری در محیط کار این‌گونه می‌گوید: «بهره‌وری در محل کار، به‌معنی سریع‌تر رسیدن از نقطه A به نقطه B نیست، بلکه بدین منظور است که کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم، در حالی که به خشنودی و آسایش نیز توجه می‌کنیم.» برخی از اوقات، موارد پیش‌بینی‌نشده‌ای وجود دارند که بر بازده کاری بیشترین تأثیر را می‌گذارند. برای افزایش بهره وری در محیط کار، لازم است که در چیدمان و طراحی، بخش‌های مختلف زیر را در نظر بگیرید:
- میز کار شخصی؛
- طراحی محیط کاری، به‌صورت کلی؛
- عواملی که بر آسایش کارکنان تأثیر می‌گذارند؛
- فرهنگ شرکت.
بهترین چیدمان برای افزایش بهره وری در محیط کار به چه صورت است؟
میز و دفتر جزء اولین مواردی هستند که هنگام طراحی یک محیط کاری برای افزایش بهره وری در محیط کار باید در نظر بگیرید. فرتش در طراحی میز مدل Signature متوجه شد که فضای شخصی چقدر می‌تواند بر کارایی افراد تأثیر داشته باشد. او در این باره می‌گوید: «فضای کاری شخصی، یکی از مهم‌ترین عواملی است که بر بهره وری تأثیر می‌گذارد. تفاوتی ندارد که کشوهای خود را برای پیداکردن اسناد مهم زیرورو می‌کنید یا خرت‌وپرت‌های زیادی روی میزتان داشته باشید. میز کاری تمیز و کارآمد، برای موفقیت در محل کار ضروری است.» برخی از افراد می‌گویند که میز شلوغ، نشانه ذهن خلاق است، اما مرتب‌بودن، کلید افزایش بهره وری در محیط کار است. محیط‌های کاری کثیف، مشکلاتی را به وجود می‌آورند تا ایده‌های جدیدی را شکل دهند. طبق تحقیقات شرکت Brother International، کارکنان شرکت‌ها سالانه معادل ۳۸ ساعت از وقت خود را برای جست‌وجوی چیزهایی صرف می‌کنند که گم شده‌اند یا در جای نامناسبی قرار دارند. هزینه این به‌هم‌ریختگی‌ها در سال، نزدیک به ۸۹ میلیارد دلار است. تلاش کنید تا دفتر و میز کار مرتب و منظمی داشته باشید. اگر کارمند دارید، تجهیزاتی را فراهم کنید که برای سازماندهی مناسب ضروری هستند؛ این تجهیزات ممکن است میزهای کشودار، قفسه‌ها، پوشه‌ها و محل بایگانی را شامل شوند. دقت کنید که فضاهای عمومی، تمیز و مرتب باشند و از ابزار مرتبطی برای این کار استفاده کنید. موبایل‌های هوشمند، تبلت‌ها و سایر دستگاه‌های فناورانه، می‌توانند به هدررفتن وقت منجر شوند. مطالعات نشان داده‌اند که موبایل‌های هوشمند بر بهره وری روزانه تأثیر منفی دارند. در تحقیقی مشخص شد که کارمندان دفاتر حدود ۵ ساعت در هفته، از موبایل برای انجام کارهای غیرمرتبط کاری استفاده می‌کنند. بهترین راه برای جلوگیری از هدررفتن وقت و افزایش بهره وری در محیط کار، این است که محلی برای این وسایل داشته باشید و آنها را در جای خودشان قرار دهید. اگر دفتری با کارمندان بسیار دارید، در مواقعی استفاده از وسایل شخصی را آزاد کنید و در طول جلسات و پروژه‌های گروهی افراد را عادت دهید که از وسایلشان دور باشند.
طراحی محیط کاری چگونه بر افزایش بهره وری تأثیر می‌گذارد؟
میز شخصی شما می‌تواند بر نحوه کارکردن شما تأثیر بگذارد. طراحی اداره چطور؟ آیا طراحی دفتر نیز به‌واقع باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود؟ زمانی که محیط کاری کارکنان را طراحی می‌کنید، خیلی مهم است که درباره نحوه تعامل آنها در محیط فکر کنید. به محل قرارگیری اشیا توجه کنید و دریابید که این موضوع چگونه بر نحوه حرکت و جابه‌جایی کارکنان در طول روز تأثیر می‌گذارد؛ این بدان معنا نیست که همه‌چیز باید آنقدر راحت باشد که نیازی نباشد کارمندان میزشان را ترک کنند؛ در واقع، طراحی محیط کاری باید برعکس این موضوع عمل کند. مطالعات بسیار نشان داده‌اند که استراحت‌های کوتاه‌مدت در کار، باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود. حرکت و جابه‌جایی‌های کوتاه در طول روز، می‌توانند استرس را کاهش دهند و به بهبود سلامت کمک کنند. مؤثرترین دفاتر، با هدف تشویق و تسهیل حرکت در محیط کار ایجاد شده‌اند. برای مثال، قراردادن دستگاه کپی یا آب‌سردکن در فضای مجزا، باعث می‌شود که کارکنان از جای خود بلند شوند و حرکت کنند. آشپزخانه یا اتاق استراحت نیز می‌توانند دلیلی برای ترک میز کاری محسوب شوند. اگر دفتر کارتان طراحی بازی دارد، کارکنان ممکن است به مکان‌هایی برای تمرکز و بدون وقفه کارکردن نیاز داشته باشند. اگر چیدمانی دارید که میزها و فضاهای کاری در کنار یکدیگر قرار دارند، باید مکان‌های مجزایی را طراحی کنید که در آن کارمندان بتوانند بدون حواس‌پرتی و با تمرکز بالایی کار کنند. بنابراین با این کارهای جزئی، می‌توانید باعث افزایش بهره وری در محیط کار افراد شوید.
چگونه طراحی دفتر بر کارکنانتان تأثیر می‌گذارد؟
منظور از چیدمان در طراحی دفتر، فقط این نیست که وسایل و تجهیزاتی را در محیط قرار دهید. زنده‌نگه‌داشتن محیط نیز موضوعی است که در طراحی باید به آن توجه کنید. برخی از موارد، به‌شکل چشمگیری بر سلامت جسمی و روحی و احساس خشنودی کارکنان تأثیر می‌گذارند و به‌طور مستقیم، بر نحوه کارکردنشان مؤثر هستند و باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود. میزان نور طبیعی، بیشترین تأثیر را بر سلامتی، کار می‌گذارد و در نتیجه باعث افزایش بهره وری در محیط کار خواهد شد. مطالعات بسیاری نشان می‌دهند که نور طبیعی مناسب باعث می‌شود که:
- سلامت بیشتری داشته باشید؛
- کمتر در معرض سردرد و خستگی چشم قرار بگیرید؛
- خواب مناسبی داشته باشید؛
- از بودن در محل کارتان خوشحال‌تر باشید؛
- باعث افزایش بهره وری در محیط کار و بیشتر شدن تمرکز می‌شود.
درنظرگرفتن عناصر کوچک در طراحی، می‌تواند تأثیر به‌سزایی بر افزایش بهره وری در محیط کار داشته باشد؛ مانند قراردادن گل در دفتر یا روی میز کارکنان. در سال ۲۰۱۴، تیم تحقیقاتی در انگلیس به این نتیجه رسید که نگه‌داشتن گیاه در محیط کار، بهره‌وری را تا ۱۵٪ افزایش می‌دهد و همچنین رضایت و تعامل کارکنان را در محیط کار افزایش می‌دهد. هنگام طراحی فضای اداری، فقط روی کارهای مهم، مانند میز و کامپیوتری که باید تهیه شود، تمرکز نکنید؛ حتما به عوامل کوچک نیز توجه کنید که بر روحیه، سلامت و نگرش کلی افراد تأثیر می‌گذارند.
منظور از طراحی محیط کاری انعطاف‌پذیر چیست؟
محیط کاری انعطاف‌پذیر، گونه‌ای از طراحی است که بسیاری از اصول را در بر می‌گیرد و باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود. برخلاف رویکرد سنتی، محیط‌های کاری انعطاف‌پذیر، میزهای اختصاصی یا دفاتر دربسته ندارند. فضای کاری انعطاف‌پذیر، لزوما مانند دفتر کار باز (Open Office) نیست. کارکنانی که فقط در فضاهای باز کار می‌کنند، اغلب متوجه می‌شوند که برای جلسات، تماس‌های تلفنی یا کارهای شخصی به حریم‌های خصوصی بیشتری نیاز دارند. محیط‌های کاری انعطاف‌پذیر، از طراحی‌های غیرسنتی برای ایجاد فضاهای چندمنظوره استفاده می‌کنند تا همه افراد بتوانند از محیط بهره‌مند شوند. این مورد می‌تواند دربرگیرنده میزهای کاری، اتاق‌های جلسات، میزهای کنفرانس آزاد، صندلی‌های راحتی، مکان‌های خصوصی و غیره باشد که کارکنان می‌توانند به‌صورت نشسته یا ایستاده، کارهای خود را در این فضاها انجام دهند. پس به‌راحتی می‌توانید با طراحی محیط کاری انعطاف‌پذیر، باعث افزایش بهره وری در محیط کار شوید.
برخی از مزایای دفاتر انعطاف‌پذیر
- این محیط به کارکنان اجازه می‌دهد که از فضای کاری استفاده کنند که در طول روز به آن نیاز دارند تا اینکه به میز خاصی زنجیر شده باشند و در نهایت باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود؛
- آنها کارکنان را به حرکت، همکاری و تعامل تشویق می‌کنند و همه این موارد بهره‌وری را افزایش می‌دهند؛
- آنها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند که کارهایشان را در طرح ساختمانی کوچکی انجام دهند که این موضوع، اثربخشی را افزایش می‌دهد؛ همچنین فضاهایی را برای کارکنانی که به‌صورت پاره‌وقت در محیط کار حضور دارند، در نظر می‌گیرند؛
- آنها به شرکت اجازه می‌دهند که با تغییر نیازها و رشد، اصلاحات مدنظر خود را انجام دهند.
چگونه محیط کاری خوبی را برای افزایش بهره وری به وجود آورید؟
محیط کاری خوب، فقط به طراحی مربوط نمی‌شود؛ فرهنگ سازمانی نیز می‌تواند مانند عوامل مربوط به چیدمان محیط، در سلامت، سرمایه‌گذاری و افزایش بهره وری در محیط کار تأثیر داشته باشد. فرتش می‌گوید: «اهداف عینی بر اساس محیط کار تعیین می‌شوند، اما بهره‌وری می‌تواند فردی باشد؛ به همین دلیل، مهم است که فرهنگی را پرورش دهید که در آن کارکنان بخواهند که ۱۰۰٪ زمان خود را به کار اختصاص دهند.» فرهنگ شرکت، از ارزش‌ها و رفتارهایی ساخته می‌شود که به کار، اولویت‌ها، انتظارات، اهداف، اخلاق و رسالت شما جهت می‌دهند. فرهنگ به‌طور رسمی یا غیررسمی، از مدیران اجرایی به مدیران و از مدیران به تیم‌های آنان منتقل می‌شود و به همه افراد شرکت اطلاع می‌دهد که باید چگونه در اداره رفتار کنند و کارشان را انجام دهند؛ همچنین این موضوع، با روشی که برای طراحی محیط کاری در نظر می‌گیرید نیز منتقل می‌شود و باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود. آیا شما کارهای گروهی و همکاری را تشویق می‌کنید؟ اگر این‌طور است، باید فضاهای زیادی را برای کار گروهی در نظر بگیرید؛
- آیا انتظار دارید که کارکنان به‌جای صحبت با یکدیگر، بر انجام سریع کارها تمرکز کنند؟ در این حالت احتمالا افراد را در دفاتر کاری مجزا قرار می‌دهید؛
- آیا در شرکتتان استانداردهای زیست‌محیطی دقیقی دارید که حتی به بهای هزینه بیشتر، تلاش می‌کنید که به آنها پایبند باشید؟ این موضوع باید در عناصر طراحی شما توسط اقداماتی منعکس شود؛ اقداماتی مانند: نگه‌داشتن گیاهان در اداره، بازیافت و کمپوست آسان و دردسترس.
