بهره وری چیست؟
بهره وری اندازه‌گیری کارایی یک ماشین، کارخانه یا شخص در تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌های مفید است. برای سنجش بهره وری، نیاز است میانگین تولید در هر دوره را بر هزینه‌های صرف‌شده یا منابعی، مانند پرسنل به‌کارگرفته‌شده در آن دوره زمانی، تقسیم کنید.
دلایل اهمیت سنجش بهره وری در سازمان
برای بیان ضرورت سنجش بهره وری در محل کار دلایلی وجود دارند که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
۱. تصمیم‌گیری درمورد سرمایه‌گذاری را آسان‌تر می‌کند
هر شرکتی باید بداند که فعالیت‌هایش برای تصمیم‌گیری درمورد سرمایه‌گذاری چه‌قدر اثربخش است؛ به عنوان مثال، ممکن است در کارخانه‌ی تولیدیِ ماشین‌هایی کار کنید که طی ۲ سال گذشته میزان تولیدشان به صورت قابل‌توجهی کُند شده‌است. بر اساس سنجش بهره وری، این شرکت نتیجه‌گیری می‌کند که کاهش بهره‌وری ناشی از به‌کارگیری تجهیزات قدیمی است که به به‌روزرسانی نیاز دارند؛ بنابراین، مدیریت روی مدرن‌سازی کارخانه سرمایه‌گذاری می‌کند. در واقع، اندازه‌گیری مداوم بهره‌وری به شرکت اجازه می‌دهد تا کارایی عملیات خود را در طول زمان بررسی کند و بر اساس آن تنظیماتی را در نحوه‌ی کارش اعمال کند.
۲. اثربخشی و توانایی‌های کارکنان را اندازه‌گیری می‌کند
یکی دیگر از مهم‌ترین دلایل سنجش بهره وری این است که امکان اندازه‌گیری کارایی نیروی کار را فراهم می‌کند. برای مثال، اگر مشتریانتان درخواست به‌چالش‌کشیدن محصولات یا سرویس شرکتتان را دارند، تنها راه برای اطمینان از این‌که می‌توانید بر اساس بازه‌ی زمانی تعیین‌شده پیش بروید، این است که به طور مداوم بهره‌وری نیروی کارتان را اندازه‌گیری کنید. همچنین، مدیران باید با ارزیابی عملکرد هر کارمند به صورت فردی، بدانند که عملکرد آنها چه‌گونه است. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند تا تصمیمات مهمی بگیرید که بر کارایی کلی محل کار تأثیر می‌گذارند؛ به عنوان مثال، درک این‌که هر کارمند چه‌گونه به طور کارآمد عمل می‌کند، به مدیران کمک می‌کند تا تعیین کنند که چه کسی می‌تواند مسئولیت‌های اضافه‌تری را به عهده بگیرد یا چه کسی برای هدایت پروژههای تیمی ایدئال است.
۳. تصمیم‌گیری عملیاتی بهتر را امکان‌پذیر می‌کند
یکی دیگر از دلایل مهم دیگر برای نظارت بر بهره وری، این است که می‌تواند در تغییر شرکت به مدیران کمک کند؛ برای مثال، داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول فرایند سنجش می‌توانند تأخیر در روند تولید را نشان دهند. در ادامه، نظارت بر بهره‌وری ممکن است مشکلاتی را در چرخه‌ی حیات محصول در دست مشتری نشان دهد. شناسایی این امر می‌تواند امکان ایجاد تغییراتی عملیاتی را به شما بدهد؛ مانند گسترش تیم خدمات به مشتریان یا سرمایه‌گذاری در تجهیزات تولیدی جدید.
نکاتی برای سنجش بهره وری
هر شرکتی برای سنجش بهره وری، روش‌های خاص خود را دارد. روش‌های متنوع نیز بیان‌گر این واقعیت هستند که هر شرکتی از نظر ساختار و حوزه‌ی تمرکز متفاوت است؛ بنابراین، شرکت‌ها معمولا ابزارهای سنجش بهره وری را متناسب با نیازهایشان تنظیم می‌کنند. همان طور که گفته شد، دسته‌بندی‌های گسترده‌ای برای اندازه‌گیری بهره‌وری وجود دارند که در طول زندگی حرفه‌ای خود با آنها روبه‌رو می‌شوید. مهم‌ترین حوزه‌های سنجش بهره وری عبارت‌اند از:
۱. تمرکز بر سود
یکی از روش‌های اندازه‌گیری سودآوری، نظارت بر سودآوری و فروش سازمان است؛ به عنوان مثال، به زبان ساده، اگر طی ۱ سال شرکتی ۱میلیون دلار و سال دیگر ۲میلیون دلار سود کسب کند، نشانه‌ی واضحی بر سنجش بهره وری آن است؛ با وجود این، انجام تحلیل‌های عمیق‌تری در رابطه با برگه‌های سود و زیان شرکت نیز ضروری است تا درک شود که چه چیزی باعث افزایش سودآوری شده‌است. تمرکز بر سود می‌تواند انتخاب مناسبی برای شرکت‌هایی باشد که در حوزه‌هایی فعالیت می‌کنند که به طور معمول اندازه‌گیری مدت‌زمان فعالیتی خاص در آن دشوار است. برای مثال، تیمی را در نظر بگیرید که مسئول مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی برای چندین مشتری است. این شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که تأمین امنیت چند مشتری عمده با تولید کمپین‌های تبلیغاتی باکیفیت بسیار مهم‌تر از تأمین امنیت مشتریان هرچه بیش‌تر است. در این شرایط، ممکن است مسئولان چنین شرکتی تصمیم بگیرند که بهترین روش برای ارزیابی میزان بهره وری تیم، تمرکز بر سودآوری برای شرکت است؛ همچنین، این شرکت برای سنج دقیق‌تر بهره وری می‌تواند نرخ سود را با کل مبلغ پرداختی حقوق کارکنان مقایسه کند.
۲. انجام کار
رویکرد دیگر برای سنجش بهره وری بر تعداد کارهایی متمرکز است که توسط نیروی کار انجام می‌شوند. در این روش، مدیران به زمان موردنیاز برای انجام وظایف، کم‌تر توجه دارند؛ در عوض، روی تکمیل محصول نهایی متمرکز می‌شوند. ممکن است برای اجرای چنین روشی از سنجش بهره وری لازم باشد پروژه‌ها را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کنید؛ سپس، این وظایف کوچک‌تر را به هریک از کارمندان محول کنید تا مطمئن شوید که پروژه‌ی نهایی در مهلت تعیین‌شده به پایان می‌رسد. برای پروژههای بزرگ‌تر ممکن است نیاز به درنظرگرفتن اهداف یا مقاصد موقت نیز داشته‌باشید؛ به طوری که همه مطمئن شوند که کار طبق برنامه ریزی انجام‌شده در حال اجراست.
۳. مدیریت زمان
یکی دیگر از گزینه‌های رایج برای سنجش بهره وری، نظارت بر زمانی است که برای انجام کاری صرف می‌شود. برای انجام این کار هم از نرم‌افزارهای سنجش بهره وری یا برنامه‌های آنلاین موجود استفاده می‌شود. یکی از سیستم‌های مدیریت زمان که به طور معمول استفاده می‌شود، کارمندان را ملزم می‌کند تا زمانی را که به انجام کاری اختصاص می‌دهند، در صفحه‌ی اکسل وارد کنند؛ سپس، نتایج حاصل توسط مدیران ارزیابی می‌شوند تا بررسی شود که بهره‌وری فرد ثابت مانده یا در حال افزایش یا کاهش است. مزیت این روش این است که استفاده از نرم‌افزارهای مدرن به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا زمان کار کارکنان را به دقیقه‌ها و حتی ثانیه‌ها تقسیم کنند تا مطمئن شوند که از تایم کاری خود به طور مؤثری استفاده می‌کنند.
۴. بازخورد و ارزیابی همکار
اگر تیم کوچکی یا گروهی از کارکنان به طور منظم با هم‌دیگر تعامل دارند، سنجش بهره وری بر اساس ارزیابی همکاران و دریافت بازخورد از آنان ممکن است روش مناسبی باشد. در چنین سیستمی، بهره‌وری هریک از کارکنان را می‌توانید با توجه به بازخوردی بسنجید که از سایر همکارانشان درباره‌ی عملکرد آنان می‌گیرید. برای موفقیت در این روش نیز هریک از کارمندان باید از موقعیت‌های شغلی مختلف که هریک از اعضای تیم دارند و کارهایی که از آنان انتظار می‌رود، آگاهی مناسبی داشته باشد؛ همچنین، باید ارتباطات سطح بالایی در تیم وجود داشته‌باشد و کارکنان به اندازه کافی با یک‌دیگر احساس راحتی کنند تا عملکرد هم‌دیگر را به طور صادقانه‌ای ارزیابی کنند.
۵. مقایسه‌ی زمان کار با میزان کالاهای تولیدشده
یک روش محبوب برای سنجش بهره وری در محیط کار، مقایسه کل زمان کار (به آن ورودی نیز گفته می‌شود) با مقدار محصولات تولیدی یا بازده شرکت است. با انجام این کار، شرکت‌ها می‌توانند نسبتی را محاسبه کنند که به آنها نشان می‌دهد که کارمندانشان تا چه اندازه در انجام وظایفشان کارآمد عمل می‌کنند. برای سنجش بهره وری از این طریق، نیاز است که تعداد کل محصولات تولیدشده را بر تعداد کل ساعات کاری همه‌ی کارکنانتان تقسیم کنید؛ سپس، می‌توانید از نتیجه‌ی حاصل به عنوان «نسبت هزینه به سودِ» به‌دست‌آمده استفاده کنید. بدیهی است که می‌توانید این نسبت را کنترل و مدیریت کنید.
۶. نظارت بر میزان پیشرفت کارمندان
استراتژی‌های مختلف سنجش بهره وری، نظارت منظم بر پیشرفت کارکنان را هم شامل می‌شوند. این رویکرد امکانی را برای کارفرمایان فراهم می‌کند تا در صدر بیش‌ترین تعداد کارهای انجام‌شده باقی بمانند؛ در صورت لزوم تغییراتی در عملکرد شرکت ایجاد کنند یا این‌که اهداف جدیدی را برای کسب‌وکار تعیین کنند. یکی از روش‌های مانیتورینگ کارکنان، بررسی روزانه‌ی عملکرد آنان یا برگزاری جلسات تیمی روزانه است. در این روش، جلسات روزانه‌ای با تیم برگزار می‌شود که در آنها در رابطه با روند کار، مسائل احتمالی پیش‌آمده یا تحولات جدید در روال‌های کاری سازمان صحبت می‌شود. با مقایسه‌ی میزان کارهایی که کارمندان در طول روز یا هفته انجام داده‌اند، درباره‌ی میزان بهره‌وری آنها ایده‌ای کلی به دست می‌آورید.
۷. رضایت مشتری
یکی دیگر از روش‌های محبوب برای سنجش بهره وری در شرکت‌های مبتنی بر ارائه‌ی خدمات به مشتریان، استفاده از بازخورد مشتریان آن‌هاست؛ به عنوان مثال، می‌توان پس از پایان تماس مشتریانی که با مرکز سرویس تماس می‌گیرند، درخواست کرد که بازخوردی مختصر از نحوه‌ی سرویس‌دهی و پاسخگویی کارکنان ارائه دهند. به این طریق، مشتریان می‌توانند نظراتشان را در رابطه با نحوه‌ی پاسخگویی کارکنان به سؤالاتشان و این‌که برخوردی مؤدبانه با آنان شده‌است یا خیر، ارائه دهند؛ سپس، داده‌های به‌دست‌آمده از بازخوردهای مشتریان با تعداد مشتریانی که در یکی از مراکز سرویس و در دوره‌ای مشخص سرویس گرفته‌اند، ترکیب می‌شوند. در حالت کلی، این رویکرد، کارفرمایان را قادر می‌سازد تا از میزان بهره وری کار خود و همکارانشان درک دقیق‌تری داشته‌باشند. برای استفاده از این روش و به منظور دست‌یابی به نتایج بهتر، می‌توانید ۲ مرکز سرویس‌دهی مشخص را در نظر بگیرید؛ برای مثال، مرکزی را در نظر بگیرید که ممکن است در هر ساعت با ۸۰ مشتری سروکار داشته باشد؛ در حالی که دیگری در این بازه زمانی، ۶۰ مشتری را مدیریت کند. در چنین شرایطی، تماس‌گیرندگان با اولین مرکز سرویس در نظرسنجی مشتریان اعلام می‌کنند که به‌ندرت پاسخ موردنظرشان را دریافت می‌کنند و احساس می‌کنند که کارکنان با عجله با آنان صحبت می‌کنند؛ در نهایت، این امر به تماس‌های مكرر بسیاری منجر می‌شود؛ در حالی که در این مثال شرکتی که مرکز سرویس دوم را اداره می‌کند، علی‌رغم این‌که در هر ساعت، تعداد تماس کم‌تری از مشتریان دریافت می‌کند، می‌تواند استدلال کند که کارمندانش بازده کاری بیش‌تری دارند.
۵
از ۵
۸ مشارکت کننده
