نقشه‌ی دفتر کار باز یا پلان اداری باز (Open Office Plan) سعی دارد با حذف دیوارهای فیزیکی و ایجاد محیط کاری بزرگ، باز و فعالیت‌محور، همکاری و بهره‌وری شغلی را در میان همکاران افزایش دهد. دفترهای کاری با پلان باز به جای محصور کردن کارمندان در اتاق‌ها، فضاهایی را برای گفت‌وگو و تعامل فراهم می‌کنند تا تعداد جلسات طوفان فکری خودجوش و هم‌فکری‌ها افزایش پیدا کند. نبود دیوارها یا سایر موانع اجازه می‌دهد که افراد در حرکات خود آزاد باشند و هم‌چنین این امکان را فراهم می‌کند که نقشه‌ی دفتر کار بر اساس نیازهای شرکت و در هر زمانی تغییر پیدا کند. در این مطلب تلاش می‌کنیم درباره‌ی نقشه‌ی باز برای دفتر کار، انواع مختلف آن، مزایا و چالش‌های آن در فضاهای کاری صحبت کنیم.
نقشه‌ی باز برای دفتر کار
تمام همکاران در طرح دفتر کار باز در فضای واحد بزرگی قرار می‌گیرند که به امید افزایش مشارکت و بازده افراد، از اغلب موانع فیزیکی تهی است. اساسا طراحی دفتر کار باز برخلاف روش طراحی اتاق‌ها، به افراد اجازه می‌دهد که یکدیگر را ببینند و از همین رو احتمال برگزاری جلسات طوفان فکری به شکل خودجوش و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها افزایش می‌یابد. به طور معمول، تمام تجهیزات اداری و سایر منابع در همان اتاق بزرگی که اعضا در آن حضور دارند، در دسترس همه قرار می‌گیرند. در این سبک طراحی شاید برخی فضاهای خصوصی را برای مسئولان رده‌بالاتر مشخص کنند، ولی به طور کلی ایده‌ای که پشت این طراحی آزاد قرار دارد این است که روش سنتی تفکیک افراد بر اساس جایگاه‌های شغلی یا قدرت اختیار کم‌رنگ‌تر شود. برای مثال، در یک دفتر کار با نقشه‌ی باز ممکن است میز مدیر هنری شرکت در کنار یک تبلیغ‌نویس تازه‌کار قرار بگیرد و در کنار او کار کند.
انواع پلان‌های دفتر کار باز
بر اساس نیاز شرکت‌ها و کارکنان، سبک‌های مختلفی از نقشه‌ی باز برای دفاتر کاری ارائه می‌شوند، که عبارت‌اند از:
طرح فضای کار مشترک
فضای کار اشتراکی معمولا عضویت‌محور است و چند نفر یا چند شرکت که در یک دفتر حضور دارند از آن استفاده می‌کنند. افراد معمولا در این فضاها از تجهیزات اداری (تلفن‌ها، پرینترها و دستگاه‌های کپی)، مسئولان پذیرش و خدمات حراستی به طور مشترک بهره می‌برند. دفاتر مشترک برای افرادی که به صورت قراردادی کار می‌کنند، کسب‌وکارهای کوچک و دورکارها، که ممکن است برای اجاره‌ی دفتر مستقل سرمایه نداشته‌باشند، ایدئال است. حضور در فضاهای کاری مشترک برای کسانی که نمی‌خواهند در کافی‌شاپ‌ها دورکاری کنند یا هنگام کار کردن از خانه احساس تنهایی می‌کنند، راه‌حل مناسبی است. دفاتر کاری مشترک برای کسب‌وکارهای کوچک و کسانی که به شکل قراردادی کار می‌کنند، فضایی حرفه‌ای فراهم می‌کنند تا بتوانند در آن جلساتشان را برگزار کنند. در این دفاتر معمولا بخشی را به طراحی باز اختصاص می‌دهند و در آن چند میز قرار می‌دهند که باعث می‌شود افراد احساس کنند بخشی از یک جامعه هستند و همانند دفاتر خصوصی یا گروه‌محور، بخش‌های دیگر آن‌ها را اتاق‌های خصوصی برای برگزاری جلسات تشکیل می‌دهند.
طرح فضای کار گروه‌محور
طرح فضای کار گروه‌محور نسخه‌ی جدیدتری از اتاق‌های جلسات سنتی است که در آن چیدمان تجهیزات اداری و میزها را با توجه به گروه‌ها انجام می‌دهند. با وجود این‌که کارکنان هنوز هم احساس می‌کنند در فضای باز قرار دارند، شیوه‌ی گروه‌بندی آن‌ها در دفتر کار با طراحی باز به‌مراتب ساختاریافته‌تر است. افرادی که در پروژه‌ای یکسان یا در یک بخش اداری همکاری می‌کنند، با گروه‌بندی می‌توانند از ارتباطات مؤثرتر و تکمیل پروژه‌ها بیشتر لذت ببرند. برخی از دفاتر کاری با طراحی گروه‌محور برای گروه‌هایی که حفظ حریم خصوصی برایشان مهم است، فضای بسته‌ای را تعبیه می‌کنند.
طرح فضای کار نیمه یا کم تفکیک‌شده
دفاتر کاری با طراحی نیمه یا کم تفکیک‌شده برای سازمان‌هایی که مزایای هر ۲ نوع طراحی (باز و اتاق‌دار) را می‌خواهند، بهترین گزینه هستند که در آن‌ها کارکنان به جای آن‌که با دیوارهای کامل و جداکننده‌ی اتاق‌ها محاصره شوند، با دیواره‌های کوتاه‌تری از هم جدا می‌شوند. در این سبک از طراحی‌های اداری، در حالی که حریم خصوصی کارکنان هنگام نشستن در پشت میزشان حفظ می‌شود، حس بودن در فضای باز نیز هم‌چنان باقی می‌ماند؛ در این صورت، افراد می‌توانند بدون وجود عوامل بصری‌ای که حواسشان را پرت می‌کند، روی کارشان تمرکز کنند و در عین حال امکان برقراری ارتباطی باز و آسان با همکارانشان را نیز داشته‌باشند.
طرح فضای کار کاملا باز
نقشه‌ی باز برای دفتر کار تقریبا هیچ جداکننده‌ای برای تفکیک همکاران ندارد. این نوع طراحی در بین شرکت‌های فناوری و هم‌چنین مشاغلی که زیبایی مدرن را برای فضای اداری خود انتخاب می‌کنند، محبوب است. نقشه‌ی باز برای دفاتر کار در مشاغلی که از جدیدترین فناوری‌ها استفاده می‌کنند، بسیار مؤثر است. لپ‌تاپ و تبلت امکان تحرک در محیط کار را فراهم می‌کنند؛ به این معنی که کارکنان از نظر فیزیکی به هیچ میز خاصی وابسته نیستند.
مزایای نقشه‌ی باز برای دفتر کار
طراحی باز برای دفتر کار می‌تواند تغییرات مثبتی را در سازمان شما ایجاد کند که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
نظارت بهتر: کارفرمایان بدون وجود اتاق‌ها یا سایر موانع بهتر می‌توانند کارکنانشان را زیر نظر بگیرند و از بهره‌وری شغلی آنان مطمئن شوند؛
رضایت کارکنان: کارکنان شرکت‌هایی مانند استارتاپ‌های تکنولوژی، که از ارتباطات باز و فضاهای کاری مشترک بیشتر بهره می‌برند، خوش‌حال‌ترند؛
هزینه‌های کم‌تر: ساخت دفاتر کاری با نقشه‌ی باز برای سازمان‌ها ارزان‌تر است، زیرا زیرساخت‌های لازم برای ساخت فضاهای کاری خصوصی و دفاتر کوچک بسیار محدودند؛ هم‌چنین، میز و تجهیزات اداری بیش‌تری در دفاتر کاری با نقشه‌ی باز جای می‌گیرند؛
دل‌نشین از نظر زیبایی‌شناسی و مهیج از لحاظ بصری: سازمان‌ها می‌توانند فرهنگ فضای کارشان را به شکل بصری برای افراد یا گروه‌های بازدیدکننده به نمایش بگذارند. فضاهای اداری با طراحی باز برای انجام عکاسی و کمپین‌های بازاریابی جذاب‌ترند؛
فضای کاری منعطف: نبود زیرساخت‌های دائمی به این معناست که کارکنان می‌توانند هر زمانی که بخواهند فضای کارشان را تغییر دهند. تغییر مکان میزها برای پیدایش فضاهای کاری یا گروه‌ها می‌تواند به افزایش بهره‌وری منجر شود؛
افزایش مشارکت: نشستن پشت میز اشتراکی یا قرارگیری در فضای مشترک اجازه می‌دهد که مکالمات و ایده‌ها به‌آسانی جریان پیدا کنند.
نحوه‌ی غلبه بر چالش‌های دفتر کار با نقشه‌ی باز
در زیر به برخی از راه‌حل‌های کلیدی هنگام مواجهه با چالش‌های طراحی نقشه‌ی باز برای دفاتر کاری اشاره می‌کنیم:
۱. فضاهای کاری خصوصی‌ای را فراهم کنید
حفظ نکردن حریم خصوصی در محیط کار با اخلاق کاری همه‌ی کارکنان به یک میزان سازگار نیست. برخی از کارکنان ممکن است برای داشتن تمرکز بیشتر و انجام به‌موقع وظایفشان به محلی برای تنهایی نیاز داشته‌باشند. کارفرمایان می‌توانند چند فضای کاری سرپوشیده را مهیا کنند تا آن دسته از کارکنان احساس کنند در خلوت قرار دارند. غرفه‌های تاشو و اتاقک‌مانند برای گروهی از فضاهای دفتری که زیرساخت‌های فیزیکی موقتی را می‌خواهند (مانند پارتیشن‌های متحرک)، راه‌حلی عالی هستند.
۲. فضاهایی را برای برقراری سکوت در نظر بگیرید
دفاتر کار با نقشه‌ی باز ممکن است بسیار پر سروصدا شوند. هنگامی که اتاق‌های جلسه و دفاتر خصوصی وجود ندارند، کارمندان با شنیدن مکالمات مختلفی که در اطرافشان صورت می‌گیرند، تمرکزشان را سریع‌تر از دست می‌دهند. با این‌که با نشستن بر سر میز مشترک جلسات طوفان فکری بیش‌تری برگزار می‌شود، اما این اتفاق به این معنی است که شما صدای مکالمات تلفنی و ناهار خوردن سایر افراد را نیز می‌شنوید. ممکن است برای برخی از کارکنان این سروصداها مهم نباشند، ولی برخی دیگر برای انجام کارشان به شکل مؤثر به سکوت کامل نیاز داشته‌باشند. کارفرمایان برای حل این مشکل می‌توانند هدفون‌های عایق صدا تهیه کنند تا کارکنان هنگام نیاز از آن‌ها استفاده کنند. راه‌حل دیگر این است که در بخش‌های مشخصی از دفتر، فضاهایی را به برقراری سکوت اختصاص دهند. کارکنان در صورت نیاز می‌توانند از قبل یکی از این فضاها را رزرو کنند.
۳. چیدمان میزها را تغییر دهید
نیازی نیست که حتما از طرح اصلی پیروی کنید. هم‌گام با تکامل فرهنگ سازمانی حاکم، نیازهای کسب‌و‌کار و کارکنان نیز تغییر می‌کنند. چیدمان مجدد میزها روشی بسیار ساده و ارزان برای افزایش رضایت کارکنان است و می‌توان چندین بار در طول سال این کار را انجام داد. افراد با توجه به گروه‌ها، اهداف پروژه و نیازهایی که در راستای حفظ حریم خصوصی وجود دارند می‌توانند میزها را مرتب کنند. چیدمان جدید میزها می‌تواند برای برخی از کارکنان روحیه‌بخش باشد.
۴. امکان کار کردن را در چندین فضای کاری فراهم کنید
به کارمندان این امکان را بدهید که در نقاط مختلف اداره کار کنند. ایجاد تغییر در نمای کلی می‌تواند سطح خلاقیت را افزایش دهد و به آنان انرژی دوباره دهد. فراهم کردن فضاهای کاری تنوع ایجاد می‌کند و به کارکنان این فرصت را می‌دهد که منطقه‌ای را که دیگر برایشان کارآمد نیست، ترک کنند. عواملی مانند بوی ناخوشایند، سرمای نامطبوع یا تابش شدید نور خورشید روی صفحه‌ی کامپیوتر می‌تواند میزان بهره وری کاری را تا حد زیادی کاهش دهد و امکان انتقال به فضای کاری دیگر مانع ایجاد اختلال در جریان کاری می‌شود.
۵
از ۵
۱۱ مشارکت کننده
