روش‌های مدیریت زمان
در مقالات قبلی، با مبحث مدیریت زمان آشنا شدیم. پیشنهاد می‌کنم اگر مقاله مدیریت زمان چیست؟ را مطالعه نکردید، همین حالا برای درک بهتر این مبحث، به آن سر بزنید.
با چه روش‌هایی زمان را مدیریت کنیم؟
گرفتار شدن در مشغله‌های کاری آن‌قدر آسان است که گاهی فراموش می‌کنیم از حرفه‌ای که به آن مشغولیم، لذت ببریم. هدف نهایی کار «لذت بردن» است. شما دوست دارید زمان زیادی را برای انجام کارهایی صرف کنید که از آنها بیشتر لذت می‌برید. کار شما می‌تواند سرگرم‌کننده باشد و همین درست است! در واقع، سرگرمی است که انگیزه، اشتیاق، خلاقیت و بهره‌وری را هدایت می‌کند.
تا زمانی که از شغلتان وحشت داشته‌باشید، هیچ‌یک از روش‌های مدیریت زمان نمی‌تواند به شما کمک کند. برخی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان بسیار ساده و کارآمد هستند. سایر روش‌ها کمی پیچیده‌تر هستند، اما شما به‌راحتی می‌توانید همه‌ی آنها را در زندگی روزمره‌ی خود اِعمال کنید. همواره به یاد داشته‌باشید که افراد با یکدیگر تفاوت دارند.
این‌ها تکنیک‌های مدیریت زمان هستند که برای من بسیار مفید بوده‌اند، اما ممکن است برای شما سودمند نباشند. مواردی را که به کارتان می‌‌آیند برگزینید و تلاش کنید تا تکنیک‌های مخصوص به خودتان را طراحی کنید؛ همچنین، به طور دائم عملکردتان را ارزیابی کنید و به چگونگی بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود بیندیشید. چه کارهایی برای اجرای بهتر روش‌های مدیریت زمان باید انجام دهیم؟
۱. وقت‌شناس و منضبط باشید
بیش از حد مرخصی نگیرید. وقت‌شناسی برای داشتن مدیریت زمان مؤثر، بسیار مهم است. در مکان‌های مختلف بیهوده نچرخید. از ترک‌کردن مکرر محل کار، به‌جز در موارد ضروری خودداری کنید. این را به یک عادت برای خود تبدیل کنید که به‌وقت به دفتر کارتان برسید.
۲. قبل از شروع کار خود، برنامه کاری تهیه کنید
تهیه برنامه و برنامه‌ریزی، یکی از راه‌های مدیریت زمان برای حرفه‌ای‌ها است. کارهایی را که باید در روز انجام دهید، یادداشت کنید و بازه‌های زمانی خاصی را با توجه به اهمیت آنها، برایشان درنظر بگیرید. ابتدا باید کارهای اضطراری را انجام دهید و بعد به سراغ کارهایی بروید که اولویت پایینی دارند. وظایف انجام‌شده را تیک بزنید؛ این کار حس خوبی را به شما منتقل می‌کند. فقط به‌خاطر اینکه باید کار کنید، کار نکنید. اولین کاری که هر کارمندی هنگام صبح باید انجام دهد، این است که تمام کارهایی را که باید در روز انجام دهد، مقابل بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به آنها یادداشت کند. تهیه یک برنامه کاری درست در ابتدای روز، همیشه به شما کمک می‌کند تا در محل کارتان مسیر جریان کارها و اولویت‌های کاری خود را بشناسید. لیست «کارهایی که باید انجام شوند»، به شما انگیزه می‌دهد تا کارهایتان را پیش ببرید. مطمئن شوید که وظایفتان را در مهلت‌های تعیین‌شده به پایان می‌رسانید.
۳. برای تماس‌های شخصی خود، زمانی را در نظر بگیرید
به شبکه‌های اجتماعی سر بزنید و با دوستان خود گفت‌وگو کنید و پست‌های جدیدی را بگذارید و برای آخر هفته خود، بلیط سینما رزرو کنید.
۴. خودتان را مدیریت کنید
مهم‌ترین گام مدیریت زمان برای حرفه‌ای ها خودمدیریتی است. محل کارتان باید تمیز و مرتب باشد. پرونده‌ها و اسناد مهم باید در مکان‌های مناسبی نگهداری شوند. هیچ پوشه و کاغذی روی میزتان نگذارید و هرچیزی را که نیاز ندارید، دور بیندازید. هرگز کارهای خود را روی کاغذ یادداشت نکنید، زیرا قطعا پس از مدتی مچاله یا گم خواهند شد. وسایل شخصی را در جای مناسب و کنار یکدیگر بگذارید.
۵. دسکتاپ خود را شلوغ نکنید
پوشه‌های جداگانه‌ای برای برنامه‌ها و فایل‌های مختلف داشته باشید. هر فایل و برنامه‌ای را که نیاز ندارید، حذف کنید. ایمیل‌های خود را به‌خوبی مدیریت کنید.
۶. از دفترچه یا نرم‌افزار برنامه‌ریزی استفاده کنید
داشتن تقویم رومیزی، به شما این امکان را می‌دهد که تاریخ‌ها و جلسات مهم را فراموش نکنید. از نوشتن روی تکه کاغذهای پراکنده خودداری کنید؛ در این صورت هرگز وقتی به چیزی نیاز دارید، پیدایش نخواهید کرد. استفاده از یک دفتر برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا کارها را منظم‌تر انجام دهید.
۷. برای جلسات که خارج از دفتر، کمی زودتر آماده شوید
ترافیک، تغییر مسیر و سایر شرایط غیرقابل‌اجتناب را در نظر بگیرید.
۸. کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
کارها را فقط برای اینکه تمام شوند، انجام ندهید. کاری را قبول نکنید که می‌دانید برایتان دشوار است که در بازه زمانی مشخصی آن را انجام دهید. وقتی محترمانه «نه» بگویید، اعتبار شما حفظ می‌شود.
۹. هدفگذاری کنید
بهترین روش برای سنجش عملکرد و پایبند بودن به انجام کارها، هدف گذاری است. البته باید این هدفگذاری منطقی و واقع‌گرایانه باشد. این که تصمیم داشته باشید که بی‌وقفه دوازده ساعت را به کار و فعالیت اختصاص دهید، منطقی به نظر نمی‌رسد. به یاد داشته باشید که انجام کارها در زمانهای کوتاه‌تر اثربخشی بیشتری نسبت به انجام کارهای طولانی و بی‌وقفه دارند. اگر اهداف واقعی محسوب نمی‌شوند یا در بازه زمانی اختصاص‌یافته، دست‌یافتنی نیستند حتما با رئیستان در این باره صحبت کنید. همیشه بهتر است که در مراحل اولیه، درمورد مسائل بحث کنید تا اینکه بعدا پشیمان شوید و خود را در معرض سرزنش دیگران قرار دهید. فقط آن زمان که مطمئن شدید وظایف عملی هستند، آنها را بپذیرید.
۱۰. در محیط کار، وقت خود را به بطالت نگذرانید
شرکت برای بازی‌کردن به شما پول نمی‌دهد. فقط برای حقوق و دستمزد کار نکنید و رضایت رئیس خود را به دست آورید. بدون توجه به دیگران فعالیت کنید و انگیزه درونی داشته باشید.
۱۱. در محل کار، از تماس‌های شخصی طولانی‌مدت بپرهیزید
به یاد داشته باشید که اگر کارتان را به‌وقت تمام کنید، برای دوستان و خانواده خود وقت کافی خواهید داشت. برای موفقیت طولانی‌مدت، تعادل بین کار و زندگی ضروری است.
۱۲. مدیریت وقفه داشته باشید
اگر انجام کاری در حال حاضر اولویت زیادی برای شما دارد و تحت فشار زمانی هستید، پیشنهاد می‌شود قبل از انجام هر کاری موبایل خود را خاموش کنید. در صورتی که ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی خود را چک می‌کنید، هرچه زودتر صفحه‌های آنها را ببندید. در واقع مدیریت وقفه کنید. یعنی هر آنچه که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود را کنار بگذارید. البته این کار تا زمانی خواهد بود که کار خود را به پایان برسانید. بعد از انجام کار حتی توصیه می‌شود که مدت زمانی را برای چک کردن ایمیل و یا صحبت با دوستان خود اختصاص دهید.
۱۳. کارها را تقسیم بندی کنید
اگر شروع کار برای شما دشوار به نظر می‌رسد و معمولا با آن مشکل دارید، بهتر است وظایف خود را به قسمت‌های کوچک‌تر و عملیاتی تقسیم‌بندی کنید. این برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند که راحت‌تر و به صورت یک به یک کارها را به پایان برسانید. اگر در مورد انجام این کار نیز تردید دارید، هر آن چه که باید در طول یک روز یا برای یک مدت انجام دهید را بنویسید و با اولویت بندی کارتان را شروع کنید. می‌توانید برای بهره‌وری بیشتر و مدیریت وظایف از نرم افزار (Toggl) استفاده کنید.
۱۴. جدول زمانی طراحی کنید
هر هفته برای انجام کارهای خود جدول زمانی طراحی کنید. در این جدول اولویت کارهای هفته آینده و کارهای عقب افتاده را مشخص کنید. سعی کنید هیچ گاه کاری را نیمه کاره، رها نکنید. اگر جدول زمانی داشته باشید، کنترل شما روی کارها بیشتر می شود و بهتر می‌توانید قول و تعهد به دیگران را مدیریت کنید و از شرایط استرس زا نیز تا حدودی دور شوید.
۱۵. لیست کارهای روزانه تهیه کنید
برای انجام وظایف روزانه نیز لیستی از کارها را از قبل مشخص کنید. می‌توانید شب قبل یا صبح آن روز این لیست را برای خودتان به صورت مختصر بنویسید. اگر حوصله این کار را ندارید، از نرم افزار‌های لیست کارهای روزانه یا به اصطلاح (To Do) استفاده کنید. وقتی نوبت به تیک زدن کارهای تمام شده می‌رسد، حس رضایت به شما دست خواهد داد.
۱۶. سطح انرژی خود را حفظ کنید
انجام یک سری نکته های ساده باعث می‌شود که بتوانید سطح انرژی خودتان را کنترل کنید. برای مثال در حین انجام وظایف، نوشیدن یک لیوان آب یا یک فنجان چای به نو شدن انرژی شما کمک می‌کند. می‌توانید هر ۴۵ تا یک ساعت نیز کمی قدم بزنید و با تنفس عمیق اکسیژن بیشتری به بدن خود برسانید. به خاطر داشته باشید، از خوردن تنقلات و نوشیدنی‌هایی که قند زیادی مانند نوشابه دارند، خودداری کنید و به جای آن از میوه استفاده کنید، زیرا برخلاف تنقلات که سطح انرژی بدن را بالا و پایین می‌کنند، قند میوه‌ها طبیعی بوده و به تدریج در بدن شما سوخت می‌شود، در نتیجه سطح انرژی شما مدت زمان بیشتری حفظ خواهد شد.
۱۷. انگیزه خود را حفظ کنید
با نوشتن جمله‌های الهام‌بخش و یا استفاده از تصاویری که به شما انگیزه بیشتری می‌دهد، می‌توانید تمرکز بر کارتان را نیز افزایش دهید. به عنوان مثال وقتی تصمیم گرفته اید هدفی را دنبال کنید، مرور این جمله‌ها و تصاویر با یادآوری هدف به شما کمک می‌کنند که هدف خود را با انگیزه بیشتری دنبال کنید. همچنین سعی کنید سبک انگیزشی غالب خود را شناسایی کنید.
۱۸. زمانی را به استراحت و آرامش اختصاص دهید
اگر می‌خواهید زمان خود را به طور مناسب مدیریت کنید، زمانی را نیز برای استراحت و آرامش اختصاص دهید. سعی کنید خواب روزانه خود را حفظ کنید (به‌طور معمول ۸ ساعت) و استراحت کافی داشته باشید. اگر استرس زیادی دارید، از تکنیک قدرت تصور و خیال استفاده کنید.
۱۹. قانون نیم ساعت را فراموش نکنید
زمانی که یکی از وظایف سنگین و پرفشار خود را به اتمام رساندید، بهتر است نیم ساعتی را برای صحبت با دوستان، یا تفریح مورد علاقه خود، مانند خبرخوانی یا تماشای کلیپ اختصاص دهید. دقت کنید که این به معنای از دست دادن زمان نیست، زیرا مقدار مناسب و کنترل شده تفریح به احیای انرژی و انگیزه شما کمک می‌کند.
۲۰. ترسی از نه گفتن و جواب منفی نداشته باشید
این که بتوانید همزمان با انجام کار با دوستان خود نیز بیرون بروید و تفریح داشته باشید، بسیار آرمانی به نظر می‌رسد. بنابراین در صورتی که اولویت کار شما به گونه‌ای است که باید هر چه زودتر کار را تحویل دهید، بهتر است منطقی رفتار کنید و اولویت را حفظ کنید. در این صورت وقتی به شما پیشنهاد کار اضافی و یا حتی دعوت برای شام و… می‌شود، با احترام و به صورت مودبانه این درخواست را رد کنید و قول زمان دیگری را بدهید، بنابراین لازم است شما هنر نه گفتن را بیاموزید.
۲۱. سیاست‌مدار باشید
این ویژگی به‌عنوان یکی از روش‌های مدیریت زمان به این معناست که هر چیزی را قبول نکنید؛ نه گفتن محترمانه، اعتبار شما را حفظ می‌کند. در پذیرش وظایف، تخصص و پیشینه کاری خود را در نظر بگیرید تا کارها را با اشتیاق بیشتری انجام دهید و آنها را به‌موقع به پایان برسانید.
۲۲. با تمرکز بالا کار کنید
در کارتان بکوشید تا تماس‌های شخصی طولانی نداشته باشید. کارها را تکمیل کنید، سپس در زمان تعیین‌شده محل کار خود را ترک کنید. برای دورهمی‌های دوستانه و حضور در شبکه‌های اجتماعی به‌اندازه کافی وقت خواهید داشت. کارمند حرفه‌ای، وقت خود را در محل کار با بازی‌کردن هدر نمی‌دهد.
۲۳. منطقی باشید
بیش از ظرفیت خود کار نکنید. هیچ فردی نمی‌تواند کل روز کار کند. در برنامه روزانه، زمانی را به صحبت‌کردن با همکارانتان اختصاص دهید.
۲۴. ساختاریافته عمل کنید
محل کار باید تمیز و مرتب باشد. مرتب‌بودن پرونده‌های مهم، به شما کمک می‌کند تا زمانی که به آنها نیاز دارید، در دسترستان قرار داشته باشند و کمتر وقت خود را برای پیدا کردنشان هدر دهید. خود را عادت دهید تا از دفترچه یا نرم‌افزاری برای برنامه‌ریزی استفاده کنید و از قبل برنامه‌های خود را در آن یادداشت کنید. هرگز کارهای خود را روی کاغذ یادداشت نکنید و همیشه دفترچه یادداشت و خودکاری را همراه خود داشته باشید.
۲۵. از زمان انتظار استفاده کنید
گاهی در اتاق‌های انتظار، در صف خرید، یا در ترافیک زمانهای سوخته‌ای داریم که می‌توانیم از آنها استفاده کنیم؛ می‌توانید کارهایی پیدا کنید که در این زمان‌ها انجام دهید مثلا کتاب بخوانید. این نکته یکی از موثرترین راه‌های مدیریت زمان است.
۲۶. از زمان استفاده از تلویزیون و اینترنت آگاه باشید
یکی از بزرگ‌ترین عوامل کاهش بازدهی، میزان زمان تماشای تلویزیون، بازی‌های کامپیوتری و استفاده از اینترنت است. به ساعات این فعالیت‌ها توجه کنید زیرا آگاهی از این زمان‌ها باعث می‌شود تلاش کنید زمان کم‌تری برای این فعالیت‌ها اختصاص دهید.
۲۷. فقط در ساعت ناهار، غذا بخورید
غذاخوردن هنگام کار، نه‌تنها شما را خواب‌آلود می‌کند، بلکه پیوستگی کارها را نیز از بین می‌برد.
۲۸. کارها را تا روز آخر به تعویق نیندازید
مسائلی را که به تأیید مدیران نیاز دارند، بلافاصله با آنها مطرح کنید. امور را نادیده نگیرید، در غیر این صورت، دیر یا زود برای شما مشکلاتی ایجاد خواهند کرد.
۲۹. بحث درمورد کار با همکاران هیچ ضرری ندارد
نمی‌توانید تقریبا همه کارها را به‌تنهایی انجام دهید. روش درست این است که کارها را بین اعضای تیم خود تقسیم کنید، نه اینکه مسئولیت‌های خود را بیش از حد سنگین کنید. افراد باید بار کاری خود را با دیگران تقسیم کنند تا بتوانند وظایف خود را در چارچوب زمانی تعیین‌شده انجام دهند. از قابلیت‌های خود آگاه باشید.
۳۰. به سازمان خود وفادار باشید
فقط هنگامی که مافوقتان حضور دارد، کار نکنید. به یاد داشته باشید که برای کاری که انجام می‌دهید، دستمزد دریافت می‌کنید. به‌جای پرسه‌زدن و سرک‌کشیدن در کار دیگران، روی کار خودتان متمرکز شوید. با بازی‌های کامپیوتری و یا کنجکاوی برای اینکه متوجه شوید که همکارتان چه کار می‌کند، وقت خود را تلف نکنید. امیدواریم با رعایت نکات ذکر شد درباره مدیریت زمان برای حرفه‌ای‌ها، این مهارت را در خودتان تقویت کنید و در این امر مهم، موفق شوید.
۳۱. تمرکز کنید
واضح است که همه افراد برای مدیریت زمانشان، باید درست تمرکز کنند؛ چرا که نداشتن تمرکز، به‌طور مستقیم روی برنامه‌‌ریزی‌ها و در نهایت مدیریت زمان تأثیر منفی خواهد داشت.
۳۲. کمک بگیرید
برای مدیریت زمان به بهترین شکل از برنامه‌ریزان، سازمان‌دهندگان و تقویم‌ها کمک بگیرید. می‌توانید یادآوری‌ها را بر تلفن یا کامپیوتر شخصی خود نیز تنظیم کنید.
۱۰ نرم‌افزار برای مدیریت زمان
ابزارهای مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند تا روش‌های خاصی را که در طول روز می‌گذرانید، پی‌گیری کنید. ردیابی صحیح زمانی که شما و تیمتان به‌واقع برای کار صرف می‌کنید، برای اینکه بدانید پروژه‌های شما چقدر سودآور هستند، مهم است. شما می‌توانید از برنامه‌های مدیریت زمان برای تعیین مشکلات و حل آنها قبل از اینکه به مشکلی بزرگ‌تر تبدیل شوند، استفاده کنید.
۱. رسکیو تایم (RescueTime)
«رسکیوتایم» که یک نرم‌افزار اندازه‌گیری بهره‌وری و مدیریت زمان شناخته‌شده است، استفاده از کامپیوتر را برای محاسبه‌ی تعداد ساعات کار شما کنترل می‌کند. این برنامه می‌تواند فعالیت‌های کامپیوتری شما، پنجره‌های فعال، وب‌سایت‌های بازدید‌شده و برنامه‌های مور‌داستفاده را ردیابی کند؛ همچنین، می‌تواند تعداد جلسات، تماس‌های تلفنی و وقفه‌هایی را که بین کارها می‌افتد، اندازه‌گیری کند. رسکیوتایم به شما امکان می‌دهد که اطلاعات استخراج‌شده را از طریق «مرور خلاصه» مشاهده کنید.
همچنین، این برنامه بر اساس داده‌های حاصل از نظارت روزانه، نموداری را ایجاد می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا بهره‌وری فردی و گروهی را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، این برنامه با یادآوری‌هایی روی دسکتاپ و ویژگی مسدود کردن وب‌سایت برای کمک به شما یا هم تیمی‌هایتان در انجام کارها ارائه می‌شود.
۲. تاگل (Toggl)
«تاگل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان کاربردی است و به شما امکان می‌دهد زمانتان را به‌صورت لحظه‌ای ردیابی کنید. این برنامه محبوب است، زیرا استفاده از آن بسیار آسان است. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که روی دکمه‌ی «شروع» کلیک کنید. می‌توانید زمان خود را برای انجام هرگونه کار ردیابی کنید و پس از پایان کار، متوقف شوید. علاوه بر این، تاگل دارای یک‌پارچه‌سازی برای iPhone، Android، Mozilla،Chrome و دسکتاپ است.
با استفاده از هریک از این موارد افزودنی، می‌توانید یک تایمر را در هر برنامه‌ی وب ادغام کنید تا بهره‌وری خود را ردیابی کنید. مهم نیست که از چه نوع برنامه‌ی تاگلی استفاده می‌کنید، تمام داده‌ها در حساب تاگل شما ذخیره می‌شوند. به یاد داشته‌باشید که برای ایجاد هریک از برنامه‌های کاربردی لازم برای کار، باید یک حساب تاگل داشته‌باشید.
۳. تایملی (Timely)
«تایملی» دارای مجموعه‌ای از قابلیت‌های هوش‌مند و طراحی مدرن است. این برنامه طرحی انعطاف‌پذیر دارد که در آن می‌توانید بلوک‌های کار خود را بکشید و رها کنید؛ همچنین، تایملی به شما امکان می‌دهد که اگر در یک تیم هستید، داده‌های خود را بر اساس پروژه‌ها، ساعات و اعضا مشاهده کنید. این نرم‌افزار گزارش‌های بهره‌وری را نیز تولید می‌کند که می‌توانید از آنها به عنوان پشتوانه‌ی بودجه‌ی تعیین‌شده برای هر پروژه استفاده کنید.
آنچه تایملی را از سایر ابزارهای مدیریت زمان متمایز می‌کند، ماژول ردیابی خودکار آن، به نام «مموری» (Memory)، است که نصب جداگانه و اختیاری برای سیستم‌های MacOS و ویندوز است. این برنامه از قدرت هوش مصنوعی برای ردیابی هر کاری که در کامپیوتر یا تلفن خود انجام می‌دهید، استفاده می‌کند؛ داده‌ها را گروه‌بندی می‌کند و لوگوهای مربوط به زمان ورود را به شما پیشنهاد می‌دهد تا مجبور نشوید این کار را به صورت دستی انجام دهید.
۴. هاروست (Harvest)
«هاروست» یکی از ابزارهای مدیریت زمان با ویژگی‌های غنی است که همراه با UX بهتری به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به طور مؤثری مدیریت کنید. ابزارهای هاروست دارای عناصر بصری و تایپوگرافی پررنگ است که می‌توانید در عرض چند دقیقه به آن تسلط پیدا کنید.
هاروست با داشبوردی منحصربه‌فرد ارائه می‌شود که به شما امکان می‌دهد تا به برگه‌های زمانی و مرور هفتگی خود دسترسی پیدا کنید. به‌راحتی می‌توانید کارهای جدید را اضافه کنید، تایمرها را شروع کنید و کارهای هم‌تیمی‌های خود را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، شما برگه‌های اختصاصی برای مدیریت گزارش‌ها، پروژه‌ها و بودجه‌ی خود و یک فاکتور دریافت خواهید کرد که به شما این امکان را می‌دهد که صورت‌حساب مربوط به هزینه‌ها و زمان پیگیری‌شده را ایجاد کنید.
۵. فوکس ات ویل (Focus @ Will)
«فوکس ات ویل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است که ویژگی‌های بسیاری را در اختیارتان قرار می‌دهد تا وقت خود را به حداکثر کارایی برسانید ، به عنوان مثال، این برنامه موسیقی پخش می‌کند و انواع صداهای آرامش‌بخش دیگری را برایتان اجرا می‌کند؛ موسیقی‌هایی که به طور علمی ثابت شده‌است که تمرکز شما را تا ۴ برابر افزایش می‌دهند. این نرم‌افزار با مجموعه‌موسیقی منحصر‌به‌فردی همراه است که به شما کمک می‌کند تا در موقعیت‌های مختلف تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، می‌توانید لیست پخش متناسب با کار خود را انتخاب کنید. فقط باید جزئیاتی را درمورد خود وارد کنید و این برنامه موسیقی هماهنگ و متناسب با شرایط منحصربه‌فردتان را پخش خواهد کرد.
۶. ریممبر د میلک (Remember the Milk)
«ریممبر د میلک» منبعی عالی برای تنظیم وظایف است. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا موارد موجود در لیست کارهای خود را به خاطر بسپارید. این نرم‌افزار همراه با یک دستیار مجازی ساده ارائه می‌شود که به شما امکان این را می‌دهد که وظایفی را اضافه کنید، پروژه‌ها را به کارهای فرعی تقسیم کنید و موعد مقرر را برای همه‌ی کارهایی که باید انجام دهید، تعیین کنید.
این برنامه وظایف شخصی و شغلی را از یکدیگر جدا می‌کند، اما همچنین می‌توانید بازی‌های خود را نیز در چک‌لیستی اضافه کنید. این برنامه به شما امکان می‌دهد تا بر اساس معیارهای خاصی که قبلا تعریف کرده‌اید، لیست‌های هوش‌مندی را ایجاد کنید؛ یعنی هنگامی که تغییراتی در وظایف شما ایجاد شد، برنامه به طور خودکار لیست‌ها را به‌روز می‌کند.
۷. فوکس بوستر (Focus Booster)
«فوکوس بوستر» برنامه‌ای چندسکویی (cross-platform) است که برای افزایش تمرکز و از بین بردن هرگونه اضطراب با فشارهای زمانی طراحی شده‌است. این روش با تکنیک پومودورو (Pomodoro) ساخته شده‌است، که با استفاده از یک تایمر، زمان کار شما را به فواصل ۲۵دقیقه‌ای تقسیم می‌کند که با ۵ دقیقه وقفه از هم جدا می‌شوند. این برنامه تمام جلسات را در برنامه‌ی وب هم‌گام‌سازی می‌کند تا بتوانید از زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های مختلف استفاده کنید. از دیگر ویژگی‌های اصلی این برنامه می‌توان به تایمر کوتاه روی صفحه، جدول زمان و امکان ذخیره‌ی جلسات و تولید گزارش اشاره کرد.
۸. اور نوت (Evernote)
این برنامه که یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است، به شما امکان می‌دهد تا بخش‌هایی از وب‌سایت‌ها را به‌راحتی ذخیره کنید، یادداشت کنید و به آنها دسترسی داشته‌باشید. این برنامه در همه‌ی سیستم‌های عامل کار می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا دستور‌کارها، برنامه‌ها، یادآوری‌ها و ارزیابی‌ها را ایجاد کنید و همچنین به شما کمک می‌کند تا گردش کار را بهتر سازمان‌دهی کنید؛ حتی می‌توانید مصاحبه‌ها، جلسات، ایده‌ها و سخنرانی‌های خود را ضبط کنید و پیوست‌های صوتی یا متنی را اضافه کنید؛ علاوه بر این‌ها، این برنامه به شما امکان می‌دهد تا با تیم خود هم‌کاری کنید، اسناد را اسکن کنید و از چندین دستگاه هم‌گام‌سازی کنید.
۹. تودویست (Todoist)
«تودویست» برنامه‌ی مدیریت وظیفه‌ی رایگان است که برای انواع مختلف پروژه‌ها طراحی شده‌است. این برنامه یادآورهای فوری را برای تمام فعالیت‌های موجود در چک‌لیست شما فراهم می‌کند؛ همچنین، در همه‌ی دستگاه‌ها کار می‌کند، حتی وقتی آفلاین باشید.
این برنامه ایجاد و سازمان‌دهی وظایف، اولویت‌بندی کارها، تنظیم و تغییر مهلت‌ها و تعیین اهداف پروژه را آسان می‌کند ، علاوه بر این، می‌توانید با ویژگی‌های اندازه‌گیری و گزارش برنامه، پیشرفت خود را پی‌گیری کنید. تودویست یک رابط آسان و چندسکویی ارائه می‌دهد که به شما این امکان را می‌دهد که به‌سرعت و به‌راحتی کارها را هدایت کنید.
۱۰. تایم‌فری (TimeTree)
«تایم‌فری» به شما امکان می‌دهد تا تقویم‌ها، قرارها یا برنامه‌های کاری را با هر کسی که می‌خواهید، به اشتراک بگذارید. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که چندین تقویم ایجاد کنید که فقط با تغییر دکمه روشن/ خاموش به دل‌خواه نمایش داده می‌شود. برای برنامه‌های مختلف، رنگ‌ها و ابزارهای ارتباطی تغییرپذیر بسیاری در تایم‌فری وجود دارند. تایم‌فری منبع مفیدی برای ذخیره‌ی یادداشت‌ها و رویدادهای برنامه‌ریزی‌شده است.