مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟
در مقاله قبلی به مدیریت زمان، پرداختیم. در این مقاله درباره مزایا و تکنیکهای مدیریت زمان صحبت خواهیم کرد. مدیریت زمان فقط یک مهارت نیست، بلکه ابزاری قدرتمند است که به ما کمک میکند کارهای روزانه را با کیفیت بیشتری انجام دهیم، استرس را کاهش دهیم و تعادل بهتری بین زندگی شخصی و کاری ایجاد کنیم. اگر میخواهید بدانید چرا مدیریت زمان تا این حد مهم است و چه روشهایی میتواند شما را در این مسیر یاری کند، تا پایان همراه ما باشید.
مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟
۱. مدیریت زمان فرد را وقتشناس و منضبط میکند
با مدیریت زمان مؤثر، فرد یاد میگیرد که زمانی که واقعا لازم است، کار کند. افراد برای استفاده دقیق از زمانشان، باید در ابتدای روز برنامه کاری یا فهرستی از کارهایشان را تهیه کنند تا فعالیتهای مهم روزانه، در بازه زمانی مشخصی انجام شوند که با توجه به ضرورت و اهمیت هرکدام از فعالیتها به آنها اختصاص داده شده است. داشتن برنامه کاری در محل کار، به افراد توانایی حرکت در مسیر مشخصی را میدهد. فرد میداند که در روز چه فعالیتهایی را باید انجام دهد و بر اساس برنامه مشخصی کار میکند که این موضوع در نهایت به اثربخشی بیشتر او در موقعیت شغلیاش منجر خواهد شد.
۲. مدیریت زمان باعث میشود که فرد ساختاریافته عمل کند
نگهداری اشیا در مکان مناسب، باعث میشود که افراد وقت خود را برای پیداکردن اسناد، پروندههای مهم، پوشهها، لوازمالتحریر و غیره کمتر هدر بدهند. افراد برای مدیریت زمان بهتر، میز کار، محل مطالعه، اتاق کار و محل جلسات خود را تمیز و مرتب نگه میدارند. با مدیریت زمان افراد یاد میگیرند که کارها را بهتر مدیریت کنند.
۳. با مدیریت زمان رضایت شغلی و اعتمادبهنفس فرد افزایش پیدا میکند
افراد با مدیریت زمان، وظایف خود را در چارچوب زمانی مشخصی انجام میدهند و این موضوع باعث میشود که در سازمان و بین همکارانشان محبوب شوند. افرادی که ارزش زمان را درک میکنند، از شلوغی و ازدحام فاصله میگیرند و همیشه کار خود را بهموقع به پایان میرسانند. آنها مورد احترام و تحسین دیگران هستند و همیشه در مرکز توجهات قرار میگیرند در نتیجه باعث افزایش رضایت شغلی آنها میشود.
۴. با مدیریت زمان، فرد در زمان کوتاه به اهداف خود میرسد
مدیریت زمان مؤثر، به کارکنان کمک میکند که پیش از مهلت زمانی تعیینشده به اهداف و مقاصد خود دست پیدا کنند و کارها را در زمانی که باید، به پایان برسانند.
۵. مدیریت زمان به فرد کمک میکند در بلندمدت در رأس سازمان قرار بگیرد
کارکنانی که کار میکنند فقط بهخاطر اینکه کارشان را تمام کنند، نمیتوانند به افراد تأثیرگذاری تبدیل شوند و در سازمان زیاد جدی گرفته نمیشوند. مدیریت زمان مؤثر، در افزایش بهره وری فرد نقش محوری دارد. زمانی که افراد مدیریت مناسبی روی زمان خود دارند، بازده کاری آنها بهطور جالبتوجهی افزایش پیدا میکند.
۶. مدیریت زمان به برنامهریزی بهتر کمک میکند
با مدیریت زمان مؤثر، افراد یاد میگیرند که بهخوبی برنامهریزی کنند و بدانند که در ۵ سال آینده در چه جایگاهی قرار خواهند گرفت. برنامه زمانی مشخص باعث میشود که افراد با چشم انداز بهتری کار کنند.
۷. با مدیریت زمان، فرد کمتر به استرس دچار میشود
به یاد داشته باشید که در اتلافوقت و انجام کارها با تأخیر، هیچ نکته مثبتی وجود ندارد. کارهای خود را بهموقع به پایان برسانید تا برای دوستان، بستگان و اعضای خانواده وقت کافی داشته باشید.
۸. با مدیریت زمان، فرد وظایف خود را اولویتبندی میکند
فشار کاری خود را زیاد نکنید. هر آنچه را که در انجام کارهایتان اختلال ایجاد میکند، قبول نکنید.
چگونه با تکنیکهای مدیریت زمان موفق عمل کنیم؟
استفاده از تکنیکهای خوب مدیریت زمان در زندگی به معنای فشرده کردن هرچه بیشتر وظایف روزانهی شما نیست، بلکه درمورد سادهسازی و سریعتر و بهتر انجام دادن کارهاست؛ به این ترتیب، برای بازی، استراحت و فعالیتهای موردعلاقهی خود زمان بیشتری خواهید داشت. در ادامه، با تکنیکهای گوناگون مدیریت زمان آشنا خواهید شد.
آیا میخواهید روی موارد مهم تمرکز کنید، کارهای بیشتری را انجام دهید و بهرهوری خود را بالا ببرید؟ این مجموعه اصول، قواعد و مهارتها را به کار ببرید، زیرا میتواند تغییر مثبتی در زمانبندی کارهایتان ایجاد کند.
۱. زمانتان را ردیابی کنید
آیا میدانید برای انجام کارهایتان چند ساعت زمان صرف میکنید؟ اغلب میتوانیم حدس بزنیم، اما برآوردهای ما معمولا قابلقبول نیستند. ردیابی زمان یک تکنیک مدیریتی است که برای ثبت سوابق ساعت کار از آن استفاده میشود و دربارهی مدتزمان اختصاصیافته به انجام هر کار به ما اطلاعاتی میدهد.
حال سوال این است که چگونه میتوانید زمانتان را ردیابی کنید؟ برای انجام آن به صورت دستی، از صفحهی گسترده (Spreadsheet) استفاده کنید. هر ۳۰ دقیقه، آنچه انجام دادهاید را یادداشت کنید؛ همچنین، میتوانید از یک برنامهی ردیابی زمان استفاده کنید.
برنامههای ردیابی زمان میتوانند به شما کمک کنند که دادههای واقعی مربوط به بهرهوری خود را تهیه کنید. (Rescue Time) برنامهای رایگان است که مجموع ساعات استفادهی شما از کامپیوتر را بهدقت ردیابی میکند.
در پایان هفته، گزارشی را دریافت میکنید که نشان میدهد زمانتان را چگونه گذراندهاید؛ همچنین، میتوانید زمان صرفشده برای سایر کارهایتان را نیز بررسی کنید. در هفتههای بعد، مشاهدهی الگوها را آغاز میکنید و خواهید دانست که زمانتان در کجا و چگونه هدر میرود.
با آگاهی از نحوهی استفاده از زمان، میتوانید برای مقابله با هدر رفتن آن و استفادهی بهینه از لحظاتتان برنامهریزی کنید. ردیابی زمان تکنیک قدرتمندی برای مدیریت زمان است و با داشتن دادههای واقعی درمورد کارتان میتوانید در حوزهی بهبود بهرهوری زمان مهارت کسب کنید.
۲. زمانتان را بلوکبندی کنید (Time Blocking)
برخی اوقات، احساس میکنید برنامههایتان شما را کنترل میکنند. کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارند و زمانتان بسیار کم است. در این شرایط، تهیهی لیستی از کارهایی که باید انجام شوند و تلاش ناامیدانه برای به پایان رساندن آنها کافی نیست؛ چراکه این کار ساختار یا نظم خاصی به روزهای شما نمیدهد.
شما باید زمان را به عنوان یک عنصر مهم وارد کنید. لازم است از همان ابتدا تعیین کنید که انجام هر کاری طی چه مدتزمانی امکانپذیر است. بلوکبندی زمان روشی است که طی آن مدیریت کار و تقویم خود را ترکیب میکنید. شما در روزهای خود بلوکهای زمانی ایجاد میکنید و وظایفی را برای هریک از آنها در نظر میگیرید تا بتوانید تمرکز خود را بهخوبی به کار بگیرید. توجه داشتهباشید که تمام کارها بدون وقفه در بلوک زمانی خود صورت میگیرند.
با بلوکبندی زمان برنامهی شما با وظایف کاری، رویدادهای اجتماعی و اوقات فراغت پر میشود و تمام کارها به صورت برنامهریزیشده و با در نظر گرفتن اولویتها انجام خواهند شد. نکته جالب درمورد تکنیک یادشده آن است که شما را وادار میکند که چگونگی گذر زمانتان را درک کنید. این روش، نسبت به نوشتن چکلیست، بهتر و سازندهتر است.
۳. قورباغه را قورت بدهید
هر روز مهمترین کار خود را در نظر بگیرید؛ این همان قورباغهی شماست و بیشترین تأثیر را در کارتان خواهد داشت. روز خود را با مقابله با این قورباغه آغاز کنید. برای داشتن شروعی خوب و فعالیت بدون وقفه، به کارهایتان نظم بدهید. چرا این روش کارآمد است؟ زیرا این روش سادهی مدیریت زمان در اوایل روز موفقیت بزرگی را به همراه دارد که انگیزه و احساس موفقیت ایجاد میکند.
اینگونه است که شما هر روز با تلاش مداوم به اهداف بزرگ میرسید. به یاد داشته باشید: ابتدا در مقابل وسوسههای انجام دادن سادهترین کارها مقاومت کنید و همیشه روز خود را با آن «قورباغه» آغاز کنید. اما وقتی قورباغههای زیادی داشتهباشید چه اتفاقی میافتد؟ بنابراین، صبح اول وقت قورباغه بخورید و هنگامی که بیش از یک قورباغه دارید، ابتدا بزرگترین آنها را انتخاب کنید.
۴. از تکنیک پومودورو استفاده کنید (The Pomodoro Technique)
مغز میتواند هر بار فقط روی یک چیز تمرکز کند. جابهجایی بین کارها هزینههای مخربی برای کار و بهرهوری شما بههمراه دارد. تکنیک پومودورو سیستم مدیریت زمان سادهای است که شما را به انجام یک کار واحد وادار میکند و یکی از سادهترین و در عین حال مؤثرترین تکنیکهای مدیریت زمان است.
شما باید تمام عوامل حواسپرتی را دور کنید و تایمری را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. در طی این مدت، فقط میتوانید روی انجام یک کار تمرکز کنید. ۲۵ دقیقه زمان چندان زیادی به نظر نمیرسد، اما در طی این مدت کارهایتان به طور عمیق و بدون وقفه انجام میشوند.
تلاش کنید که این کار را هر روز انجام دهید تا بتوانید به کار کردن با بهرهوری پومودورو عادت کنید. چگونه تکنیک پومودورو باعث صرفهجویی در وقت میشود؟ پاسخ این سؤال بسیار ساده است. ایدهی اصلی در واقع همان ایجاد «احساس فوریت» است. در این حالت، به جای اینکه احساس کنید که تمام طول روز برای انجام کارهایتان فرصت دارید، میدانید که فقط ۲۵ دقیقه زمان دارید که تا جایی که میتوانید پیشرفت کنید.
تکنیک پومودورو شما را به استراحت وادار میکند. این اقدام مهمی برای شاداب نگه داشتن شما در طول ساعات روز است. در این حالت، شما بدون اینکه احساس خستگی کنید، میتوانید ساعتها پشت کامپیوترتان کار کنید.
۵. از تکنیک ماتریس آیزنهاور استفاده کنید (The Eisenhower Matrix)
دانستن نحوهی اولویتبندی کارها روش اساسی مدیریت زمان است، چراکه بدون اولویتبندی هیچ کاری بهدرستی انجام نخواهد شد. از آنجایی که تمام کارها با هم برابر نیستند، ماتریس آیزنهاور (معروف به ماتریس فوری-مهم) به شما کمک میکند که مهمترین وظایفتان را شناسایی کنید.
تمام وظایف شما میتوانند در ۴ دستهی زیر قرار بگیرند:
- فوری و مهم؛
- غیرفوری و مهم؛
- فوری و غیرمهم؛
- غیرفوری و غیرمهم.
در ادامهی مطلب، روش این نوع دستهبندی را شرح خواهیم داد:
تمام کارهای خود را بنویسید و در این مرحله نگران ترتیب قرارگیری آنها نباشید؛
اکنون موارد ضروری و مهم را شناسایی کنید. کارهای فوری را با «ف» و کارهای مهم را با «م» علامتگذاری کنید. وظایف شما میتوانند شامل یکی از این دو گروه یا هر دوی آنها باشند یا هیچیک از آنها را در بر نگیرند.
هریک از کارها را در بخش مناسب بگذارید و اقدامات مربوط به آن را انجام دهید. بلافاصله روی وظایف مربوط به قسمت اول کار کنید. برای کارهای قسمت دوم برنامهریزی کنید. در صورت لزوم، قسمت سوم را به تعویق بیندازید و قسمت چهارم را حذف کنید.
برای داشتن بهرهوری بالاتر، زمان بیشتری را برای فعالیتهای قسمت دوم صرف کنید، زیرا اینها وظایفی هستند که با اینکه فوریتی ندارند، برای کارتان حیاتی هستند. هر روز صبح از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، زیرا ابزاری مفید و مؤثر برای مدیریت زمان است که به شما کمک میکند وظایفتان را رتبهبندی کنید.
۶. به اندازهی سطح انرژی خودتان کار کنید
سطح انرژی روی بهرهوری تأثیر میگذارد؛ بنابراین، برنامهریزی شما باید به گونهای باشد که کارهای حیاتی را در زمانهای اوج بهرهوری انجام دهید. پربارترین ساعات خود را در طول روز پیدا کنید تا بتوانید آن دسته از وظایفتان را که به دقت و تمرکز بیشتری نیاز دارند (Deep Work)، انجام دهید.
وقتی سطح انرژی شما پایین است، روی وظایف کمارزشتر (Shallow Work) تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، اگر صبحها بیشترین بازده را دارید، تلاش کنید مهمترین وظایفتان را در آن ساعات انجام دهید. بعد از ناهار، ممکن است سطح انرژی شما کاهش یابد؛ بنابراین، زمان مناسبی برای تمیز کردن میز کار، بررسی ایمیلها یا بهروزرسانی صفحات گسترده است.
برای اینکه متوجه شوید که چه زمانی از روز بیشترین سطح انرژی را دارید، به مدت چند هفته، هر ۳۰ دقیقه به سطح انرژی خود از ۱ تا ۱۰ امتیاز بدهید و آن را در یک صفحهی گسترده ثبت کنید؛ به این ترتیب، قادر خواهید بود الگوها را بهدرستی شناسایی کنید. سطح انرژی در روزهای هفته نیز متفاوت است. به نظر میرسد که روز یکشنبه برای بیشتر افراد پربارترین روز است. تلاش کنید الگوهای ویژهی خود را پیدا کنید. در ادامهی مطلب، روش تنظیم برنامهی هفتگی را بر اساس سطح انرژی شرح میدهیم:
- شنبه: تعطیلات آخر هفته را بهتازگی پشت سر گذاشتهاید و انرژی شما هنوز به سطوح بالا نرسیدهاست. بهتر است کارهای کمتقاضا مانند تعیین اهداف، سازماندهی و برنامهریزیهای لازم را انجام دهید.
- یکشنبه و دوشنبه: در طی این ۲ روز، بیشترین سطح انرژی را دارید. تلاش کنید سختترین وظایفتان را به پایان برسانید. میتوانید ایدهپردازی کنید، بنویسید و زمانبندی کنید.
- سهشنبه: در این روز، سطح انرژی شما بهتدریج کاهش مییابد. برای جلسات برنامهریزی کنید، بهویژه هنگامی که به اجماع نیاز دارید.
- چهارشنبه: در این روز، سطح انرژی شما در پایینترین حالت است. بهتر است کارهای سبکتر و برنامهریزی طولانیمدت را انجام دهید و به روابطتان رسیدگی کنید.
۷. عوامل حواسپرتی را از بین ببرید
عوامل حواسپرتی روی میزان بهرهوری و تمرکز شما تأثیرات منفی به جا میگذارند. هر بار تمرکز مجدد حدود ۲۳ دقیقه طول میکشد. گری کلر (Gary Keller) در کتاب آن یک چیز (The One Thing) توضیح می دهد که هنگام مختل شدن تمرکزتان دقیقا چه اتفاقی میافتد. واقعیت این است که فعالیت متمرکز ۳۰ دقیقهای مفیدتر از ۲ ساعت کار با تمرکز پایین است. عوامل حواسپرتی را در حین کار از خودتان دور کنید تا از هزینههای ناشی از بیتمرکزی جلوگیری شود.
برای دوری از حواسپرتی:
- تمام اعلانهای موبایل و کامپیوترتان را خاموش کنید؛
- تلفنتان را از فضای کار دور نگه دارید؛
- از هدفونهای بی صدا استفاده کنید، زیرا در این صورت همکارانتان در زمان کار کمتر مزاحمتان میشوند و سطح تمرکزتان حفظ میشود؛
- مقالات را در (Pocket یا Instapaper) ذخیره کنید تا بتوانید آنها را در فرصتی مناسب مطالعه کنید؛
- اگر برای انجام کاری به (Wi-Fi) نیاز نیست، آن را خاموش کنید؛
- از شبکههای اجتماعی در محل کارتان استفاده نکنید.
آیا در این مورد نمیتوانید مقاومت کنید؟ (Distraction Time) را در طول روز تنظیم کنید؛
تلفن و برنامههای خود را (Slack ،Hangouts و Messenger) در وضعیت (Do Not Disturb) قرار دهید؛
صندوق ورودی خود را به (GTD Gmail) تغییر دهید تا بتوانید از ایمیلهای ضروری استفاده کنید؛ همچنین، میتوانید از (Inbox Pause) برای جلوگیری از دریافت ایمیلهای جدید استفاده کنید؛
اگر دفتر کار دارید، در را ببندید.
۸. قانون ۲۰ ۸۰ را دنبال کنید
قانون ۲۰ ۸۰ بیان میکند که «۸۰٪ خروجی یا نتایج از ۲۰٪ ورودیها حاصل خواهند شد»؛ به عبارت دیگر، این چیزهای کوچک هستند که بخش بزرگی از نتایج را تشکیل میدهند. برای اینکه مدیریت زمان مؤثرتری داشتهباشید، روی ۲۰٪ وظایفتان تمرکز کنید تا ۸۰٪ نتایج را به دست آورید. برای انجام تأثیرگذارترین وظایف خود، از این روش مدیریت زمان استفاده کنید. در ادامه، سؤالات دیگری وجود دارند که میتوانید با استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ با خودتان در میان
بگذارید:
- آیا ۲۰٪ ایمیلها شامل ۸۰٪ مکالمات مهم هستند؟
- آیا ۸۰٪ عوامل حواسپرتی شما از ۲۰٪ منابع ناشی میشوند؟
- آیا ۲۰٪ وظایف شما ۸۰٪ لذت کار شما را در بر دارند؟
- آیا ۸۰٪ مشکلات از ۲۰٪ پروژهها ناشی میشوند؟
- آیا ۸۰٪ مشتریان فقط از ۲۰٪ ویژگیهای نرمافزار استفاده میکنند؟
- آیا ۲۰٪ از مشتریان ۸۰٪ شکایات را ثبت میکنند؟
۹. کارهایتان را دستهبندی کنید (Batching)
دستهبندی در واقع گروهبندی کارهای خاص مشابه و انجام آنها با یکدیگر است. ایدهی اصلی این است که کمتر و برای مدت بیشتری روی وظایفتان تمرکز کنید. هنگامی که تمام ایمیلهای خود را یکجا پردازش میکنید یا در طی یک روز برای کل یک هفته غذا میپزید، در حال دستهبندی هستید.
این تکنیک مدیریت زمان به شما امکان میدهد که در بسیاری از وظایفتان به طور مؤثر و کارآمد عمل کنید؛ به این ترتیب، جریان (Flow) را گم نخواهید کرد، زیرا تمام این فعالیتها مسیرهای ذهنی مشابهی را میطلبند.
دستهبندی مغزتان را وادار میکند که همزمان روی یک نوع کار متمرکز شود؛ به این ترتیب، میزان سرعت و بههمریختگی را کاهش میدهد و تمرکز را نیز بهبود میبخشد. برای کشف اینکه کدام کارها را باید با هم انجام دهید، تمام فعالیتهای روز و هفتهی خود را یادداشت کنید. میتوانید آنهایی را که مسیرهای فکری مشابهی را طی میکنند، با هم دستهبندی کنید.
بهتر است این روش را امتحان کنید. در صورت لزوم میتوانید از نو شروع کنید. در ادامهی مطلب، کارهایی وجود دارند که میتوانید آنها را با هم دستهبندی کنید:
تمام پستهای وبلاگ خود را برای هفتهی آینده، در یک جلسه مشخص کنید؛
پردازش کلیهی ایمیلهای ارتباطی، اسلک (Slack) و تماسهای تلفنی؛
بهروزرسانی همزمان کاربرگهای مرتبط؛
تمام کارهای خود را، از جمله خرید مواد غذایی، خشکشویی، ادارهی پست، یکجا انجام دهید؛
برای پردازش سریع دستهها، با استفاده از تکنیک پومودورو برای مدتزمان مشخصی روی کارهای مشابه کار کنید.
۱۰. کارها را به طور خودکار پیش ببرید
آیا لازم است هر روز (هفته) بارها و بارها کارهای همیشگی را انجام دهید؟ اگر آنها را به طور خودکار انجام ندهید، وقت ارزشمندی را تلف میکنید، یعنی زمانی معادل هزاران ساعت در سال. قراردادن برخی از کارهای روزمره روی سیستم کنترل خودکار (Autopilot) رمز کار هوشمندانهای است.
خبر خوب این است که میتوانید از زمانهای اضافی برای انجام کارهای وقتگیر یا حتی برای استراحت کردن استفاده کنید. در ادامه، کارهایی وجود دارند که میتوانید آنها را با استفاده از سیستم کنترل خودکار، در زمانی کمتر از ۱۰ دقیقه انجام دهید:
- برای ایمیلهایی که پیوسته مینویسید، پاسخهای ازپیشتعیینشدهای (canned responses in Gmail) را در (Gmail) آماده کنید؛
- یادآوریها را در تقویم (Google) تنظیم کنید تا هرگز چیزی را فراموش نکنید؛
- نوشتار خود را با استفاده از (Grammarly) تصحیح کنید؛
- برای برنامهریزی و خودکارسازی پستهایتان در شبکههای اجتماعی، از (Buffer) استفاده کنید؛
- از (LastPass) برای پر کردن فرمهای آنلاین و ذخیرهی تمام گذرواژههای خود در یک جا استفاده کنید؛
- برای کارهایی که باید هر هفته یا هر ماه آنها را انجام دهید، الگوهای صفحهی گستردهای را ایجاد کنید.
۱۱. هر روز برنامهریزی کنید
یکی از بهترین راهها برای بهبود مدیریت زمان، برنامهریزی برای استفاده از آن است. برنامه ریزی روزانه اصولی از هرجومرج جلوگیری میکند و به روز شما جهت میدهد. با برنامهریزی زمان خود، برای رویارویی با چالشهای احتمالی آماده خواهید بود؛ به این ترتیب، دیگر جایی برای تعویق باقی نمیماند و سریعتر و مفیدتر از هر زمان دیگری فعالیت خواهید کرد.
چه زمانی باید روز خود را برنامهریزی کنید؟ شما ۲ گزینه پیشرو دارید؛ شبِ قبل یا اول صبح. دقایقی را به نوشتن تمام کارهایی اختصاص دهید که باید آنها را انجام دهید. چه چیزهایی باید به لیست انجام کار شما اضافه شوند؟ وظایفی که به شما کمک میکنند که به سمت اهداف شغلی و شخصی خود حرکت کنید.
۱۲. از نبایدها لیستی تهیه کنید
در ریاضیات، روش حل مسئلهای وجود دارد که به آن انعکاس (Inversion) میگویند. شما با نتیجه شروع میکنید و برای محاسبهی علت کار، در جهت عکس کار میکنید. انعکاس ابزاری قدرتمند است و شما را وادار میکند که باورهای پنهان را درمورد مشکلی که میخواهید حل شود، کشف کنید.
باید به این فکر کنید که به جای به حداکثر رساندن نکات منفی، چگونه آنها را به حداقل برسانید. در واقع، شما میخواهید بهرهوری را بهبود ببخشید. اگر به جلو فکر کنید، تمام کارهایی را که میتوانید انجام دهید، برای داشتن بازده بیشتر لیست میکنید، اما با برعکس کردن مسئله، به کارهایی فکر میکنید که بهرهوری را کاهش میدهند.
با نوشتن تمام عاداتی که قصد دارید ترکشان کنید و فعالیتهایی که میخواهید آنها را از زندگی خود حذف کنید، لیستتان را تهیه کنید. یک روز کاری معمول خود را، شامل جلسات طولانی با افرادی که دوست ندارید و کارهای تکراری خستهکننده، تجسم کنید و از آنجا کار را شروع کنید. با تمام عاداتی که میخواهید از زندگی خود حذف کنید، لیست نبایدهایتان را تنظیم کنید و از آن به عنوان راهنمای آنچه در زندگی خود ممنوع کردهاید، استفاده کنید. در ادامه مثالهایی را بیان کردهایم:
- رسیدگی به ایمیل را به عنوان اولین کار صبح یا آخرین فعالیت شب قرار ندهید؛
- لغو جلسات صبحگاهی؛
- تا زمانی که به طور ۱۰۰٪ از تحویل بهموقع کاری اطمینان ندارید، برای انجام دادن آن قول ندهید؛
- بعدازظهر قهوه نخورید؛
- با جلسات و تماسهایی که برنامهریزی یا پایان مشخصی ندارند، موافقت نکنید؛
- انعکاس کار سادهای است، زیرا در واقع کارهایی که انجامشان نمیدهید، تعیین میکنند که چه کاری را «میتوانید» انجام دهید.
۱۳. محدودیتهای زمانی را تنظیم کنید
هنگامی که تصمیم میگیرید زمان مشخصی را برای انجام کار خاصی صرف کنید، بازده بیشتری خواهید داشت؛ به همین دلیل، ضربالاجل تعیین میکنیم. در قانون پارکینسون آمدهاست که «کار به گونهای گسترش مییابد که زمان لازم برای تکمیل آن را پر کند».
بنابراین، اگر مدتزمان انجام کاری را کاهش دهید، ذهنتان را وادار میکنید که متمرکز شود و آن کار را تکمیل کند. حتی در صورت ضرورت نداشتن نیز برای اتمام کارها مهلت تعیین کنید و ذهنتان را به تمرکز وادار کنید. در اینجا به مثالی اشاره کردهایم: شما باید ایمیلی را مرور کنید و به آن پاسخ دهید؛ کاری که به طور معمول حدود ۲۰ دقیقه طول میکشد. اکنون، زمان را به ۱۰ دقیقه کاهش دهید. یک تایمر شمارش معکوس تنظیم کنید و تا جایی که میتوانید، برای به اتمام رساندن آن تلاش کنید.
تایمر احساس فوریت ایجاد میکند و شما را به سمت افزایش تمرکز و کارایی بیشتر سوق میدهد. از ضربالاجلها و محدودیتهای زمانی به نفع خودتان استفاده کنید. حتی وقتی به تعیین کردن چنین مهلتی احتیاج ندارید، این کار را انجام دهید، چراکه ذهنتان آن را تصدیق خواهد کرد. دانستن اینکه فقط ۱ ساعت برای تکمیل گزارشتان فرصت دارید، این اطمینان را میدهد که ۲۰ دقیقه از زمانتان را در شبکههای اجتماعی هدر نمیدهید.
با ما در مقاله بعدی همراه باشید تا با روشها و برنامههای دیجیتال برای بهبود مدیریت زمان آشنا شوید.
