مدیریت زمان چیست؟
بهدرستی گفته شده است که «زمان و جزرومد، منتظر هیچکس نمیمانند». همه افراد برای موفقیت در همه جنبههای زندگی خود، باید اهمیت زمان را درک کنند. افرادی که وقتشان را تلف میکنند، در خلق شخصیت خود ناکام میمانند. درنتیجه، مدیریت زمان را میتوان کلید موفقیت در کار و زندگی دانست. در این مطلب، دربارهی مدیریت زمان و اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم، صحبت خواهیم کرد.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، یعنی زمان خود را بهطور مؤثر به فعالیتهای مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه میدهد تا بر اساس اولویتهای خود، فاصلههای زمانی خاصی را به فعالیتهای خاصی اختصاص دهند. بهعبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
در مدیریت زمان مشخص میکنید که کدام فعالیت مهمتر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز میتوانید انجام دهید. مدیریت زمان نهتنها در سازمانها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا میکند.
مدیریت زمان موارد زیر را در بر میگیرد:
۱. برنامهریزی مؤثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را بهخوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.
فعالیتهای مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، میتوانید بعدا بپردازید.
وظایف و کارهای بلاتکلیف را یکبهیک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلیتان را انجام ندادهاید، کار تازهای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کردهاید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲. تعیین اهداف
سازمان بیهدف، مثل کشتی گمشدهای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آنها واقعی و دستیافتنی هستند.
۳. تعیین مهلت یا ضربالاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضربالاجلی را برایتان تعیین کند. یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که میتوانید برای کارتان ضربالاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجامدادن فلان کار، چقدر زمان میبرد؛ همچنین میتوانید از یک برنامهریز برای تعیین ضربالاجلهای مهم بهرهمند شوید.
۴. تفویض مسئولیتها
«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را بهتنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که میدانید کاری را نمیتوانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیتها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آنها را در مهلتهای مقرر انجام دهند. در صورتی که ضربالاجلی را برای افراد مشخص میکنید، به خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویتبندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آنها را اولویتبندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را میتوانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام میشوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که میتواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماسهای شخصی یا بررسی بهروزرسانیها در شبکههای اجتماعی، مدت زمانی جداگانهای را تعیین کنید.
روزانه چقدر زمان هدر میدهیم؟
همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!». اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق میکند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش از پیش نمایان میسازد. به همین خاطر در این مطلب قصد داریم روشی ساده برای محاسبه میزان وقت و هزینه از دست رفته در طول یک روزِ کاری را مورد بررسی قرار دهیم.
در طول روز عوامل مختلفی میتوانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس ما را پرت کنند. اگر به طور میانگین میزان حواسپرتی خود را تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم شاید خیلی ساده میزان وقت و هزینه از دست رفته را حساب کنیم. طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود.
بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کردهاند. حواس پرتی در محیط کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمیشود، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم میزند. به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکههای اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها به همین اندازه ذهن را درگیر نمیکند، بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول میکشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.
این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) نشان میدهد که از دست رفتن تمرکز باعث افزایش استرس، بدشدن خلقوخو و نیز کاهش بهرهوری میشود. با مشاهده فعالیتهای مربوط به کارکنان به مدت سهونیم روز که در شرکتهای مالی کار میکردند، تحقیقات مارک این ادعا را ثابت کرده است.
همچنین آنها به این نتیجه رسیدند که منشا نیمی از وققههای ایجاد شده، خود افراد هستند. به عنوان مثال، باز کردن نوار مربوط به صفحه فیسبوک و چک کردن آن، از خود افراد ناشی میشود. به گفته مارک «افراد مجبور به تغییر منابع شناختی یا جلب توجه به موضوعات مختلف میشوند». به عنوان نمونه وقتی توجه خود را به کار دیگری معطوف میکنیم، مدت زمانی طول میکشد تا به کار قبلی برگردیم و آن چه که انجام داده بودیم را به خاطر بیاوریم.
شاید فکر کنیم که ما در این مورد استثنا باشیم، اما همه ما با انجام چند کار همزمان دچار حواس پرتی میشویم و تمرکز خود را از دست میدهیم. پیتر دراکر (Peter Drucker) نیز در کتاب خود با عنوان «The Effective Executive» نسبت به این موضوع هشدار داده و مینویسد که در دنیای واقعی کمتر کسی مانند موزارت (Mozart) پیدا میشود که به طور همزمان روی چند قطعه و ترکیب موسیقی کار کند.
به همین دلیل هم کمتر مشاهده میشود که افراد اجرایی نیز سبک موزارت را داشتهباشند. در نتیجه با کنار گذاشتن کارهایی که موجب عدم تمرکز میشود، سعی کنید کار خود را به پایان برسانید.
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
مدیریت زمان مهم است، زیرا به شما کمک میکند که زمانبندی کارهایتان را کنترل کنید و بدون اینکه تعادل کار و زندگی خود را بر هم بزنید، به کسبوکارتان رونق ببخشید.
در ادامه، ۷ مزیت مدیریت زمان را بیان کردهایم:
۱. عملکردتان را بهبود میبخشید
وقتی یاد بگیرید که زمان خود را برای انجام کارهای مهم صرف کنید، دیدگاه بهتری نسبت به کارهایتان و همچنین مدتزمان لازم برای انجام آنها خواهید داشت. وقتی برنامهای برای پیگیریکردن دارید، احتمالا متوجه خواهید شد که وقت کمتری را برای تصمیم گیری درمورد کار یا تأخیر صورتگرفته صرف میکنید و نیز زمان بیشتری را به انجام کارهای مهم اختصاص میدهید. مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند که فقط روی کارهای اساسی پیشروی خود متمرکز باشید و از عواملی که موجب بروز حواسپرتی میشوند، جلوگیری کنید.
۲. نتیجهی بهتری کسب میکنید
هنگامی که پیوسته برای رسیدن به ضربالاجل رقابت نمیکنید، میتوانید برای کارتان بیشتر تلاش و تفکر کنید. مدیریت زمان به شما کمک میکند تا وظایفتان را در اولویت قرار دهید و مطمئن شوید که برای انجام هر پروژه زمان کافی دارید. کیفیت کار شما هنگامی افزایش مییابد که برای اتمام کارها پیش از زمان مقرر، شتابزده عمل نکنید.
۳. کار را بهموقع ارائه میدهید
مدیریت زمان صحیح شامل اختصاص دادن هریک از وظایف موجود در لیستتان به یک بلوک زمانی خاص است. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده میکنند تا بتوانند در طی چند روز یک پروژه را بهموقع یا زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا شرایط را برای رویارویی با چالشهای احتمالی فراهم کنند.
اگر زمان لازم برای اتمام کارهایتان را بهدرستی ارزیابی کنید، میتوانید به ضربالاجلهای تعیینشده برسید.
۴. استرس خود را کاهش میدهید
هنگامی که لیست کاملی را از وظایفتان در زندگی حرفهای و شخصی در اختیار دارید، مضطرب خواهید شد. مدیریت زمان مناسب میتواند به شما کمک کند تا این کارها را در اولویت قرار دهید و زمانی را به انجام دادن آنها اختصاص دهید؛ بنابراین، میدانید که دقیقا چه کارهایی را باید انجام دهید و برای به پایان رساندن آنها به چه مدتزمانی نیاز دارید. اولویت بندی کارها و اختصاص دادن زمان کافی به آنها میتواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.
۵. فرصتهای شغلی بهتری را ایجاد میکنید
مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند تا کارمند متعهد و وظیفهشناسی باشید که همیشه وظایفتان را در موعد مقرر انجام میدهید. این، به نوبهی خود، موقعیت شما را به عنوان یک کارمند ارزشمندتر میکند، اعتبار حرفهای شما را ارتقا میدهد و میتواند در جهت یافتن فرصتهای جدید برای توسعهی شغلی به شما کمک کند.
۶. اعتمادبهنفس خود را افزایش میدهید
وقتی زمانتان را بهدرستی مدیریت میکنید و در موعد مقرر وظایفتان را به پایان میرسانید، موفقیت و اعتماد به نفس بیشتری را احساس خواهید کرد. به سرانجام رساندن لیستهای روزمره به طور مداوم میتواند انگیزهای قوی برای افراد باشد تا مهارتهای لازم را برای مدیریت زمان و استفاده از فرصتهای جدید کاری بهبود بخشند.
۷. کارآمدتر میشوید
وقتی متوجه میشوید که میتوانید زمانتان را به طور موثرتری مدیریت کنید، بیشتر در کارتان متمرکز خواهید شد و این موضوع به شما امکان میدهد که در مدتزمان کمتری به وظایف بیشتری رسیدگی کنید. به عنوان مثال، هنگامی که فقط ۱۵ دقیقه پیش از شروع جلسه زمان دارید، به جای کار کردن روی یک پروژهی بزرگ، میتوانید کارهای سبکتری را در همان زمان به پایان برسانید و انجام وظایف سنگینی را که به حضورذهن بیشتری نیاز دارند، به زمان مناسبتری موکول کنید؛ همچنین، قادر خواهید بود که در زمان محدود به طور مؤثرتری فعالیت کنید و به نتایج بهتری نیز دست یابید.
چرا باید برای مدیریت زمان برنامهریزی کنیم؟
برنامهریزی، نقش مهمی در مدیریت مؤثر زمان دارد. فرد برای استفاده هرچهبیشتر از وقت، باید روز خود را بهخوبی برنامهریزی کند. انجام کارها نباید فقط با هدف تمامشدن آنها باشد. برنامه ریزی و مدیریت زمان به فرد، حسی از جهتداربودن و اولویتداربودن را کارهایش میدهد و او را تشویق میکند تا بهموقع وظایفش را انجام دهد. برنامهریزی کنید که چگونه میخواهید پیش بروید.
مهم است که برای خود اهدافی را تعیین کنید و برای رسیدن به هدف بهشدت بکوشید. برنامهریزی جزءبهجزء، گامهایی را در بازه زمانی مشخصی، برای تحقق اهداف در محیط کار معرفی میکند. برنامهریزی و مدیریت زمان به فرد کمک میکند تا بداند چه کارهایی را باید فورا انجام دهد و چه کارهایی را میتواند به بعد موکول کند.
کارکنان باید بهمنظور برنامهریزی بهتر کارها، برای خود یک برنامه کاری تهیه کنند که در آن بتوانند وظایفشان را مقابل بازه زمانی اختصاصدادهشده به هر فعالیت یادداشت برداری کنند.
یک برنامهریزی و مدیریت زمان کاری ایدئال باید بهصورت زیر باشد:
- تاریخ:
- روز:
- ۹ صبح: روز آغاز میشود
- ۹٫۱۵ تا ۱۰ صبح: به ایمیلهای ضروری پاسخ دهید
- ۱۰ صبح تا ۱۲ ظهر: روی پیشنهاد مشتری A کار کنید؛ گزارشها و دادههای لازم را تهیه کنید؛ همچنین روی آنالیز مقایسهای رقبا کار کنید
- ۱۲ ظهر تا ۱۲٫۳۰ بعدازظهر: با اعضای تیم جلسه بگذارید و درمورد کارهای عقبافتاده بحث و گفتوگو کنید؛ باید تا پایان روز کلیه کارهای معوقه را به پایان برسانید
- ۱۲٫۳۰ تا ۱٫۳۰ بعدازظهر: استراحت ناهار؛ (از مصاحبت همکاران لذت ببرید.)
- ۱٫۳۰ تا ۱٫۴۰ بعدازظهر: با همسرتان تماس بگیرید
- ۱٫۴۰ تا ۳ بعدازظهر: روی پیشنهاد مشتری B که هنوز دو روز برای آن فرصت دارید، کار کنید
- ۳ تا ۴ بعدازظهر: برای گرفتن تأییدیه و سایر موضوعات مهم، با رئیستان جلسه داشته باشید
- ۴ تا ۵ بعدازظهر: با مشتریان فعلی و احتمالی تماس بگیرید
- ۵ تا ۵٫۱۵ بعدازظهر: ایمیلهای شخصی را چک کنید
- ۵٫۱۵ تا ۶ بعدازظهر: گزارشها را جمعآوری و به سرپرست گزارشات ارسال کنید
- ۶ تا ۶٫۱۵ بعدازظهر: میزتان را مرتب کنید.
با این برنامهریزی و مدیریت زمان روزتان بهخوبی به پایان میرسد.
از برنامه خارج نشوید؛ اگر ۱۵ دقیقه را به بررسی ایمیلهای شخصی خود اختصاص دادهاید، برای مدت اضافهتر، مثلا ۱ ساعت، این کار را ادامه ندهید. باید سخت تلاش کنید تا وظایف خود را بر اساس بازه زمانی اختصاصدادهشده به هر فعالیتی، به پایان برسانید؛ با این حال تغییرات لحظه آخری را نمیتوانید نادیده بگیرید.
همچنین برنامهریزی و مدیریت زمان به شما کمک میکند تا پیشبینی کنید که در ۵ سال آینده کجا خواهید بود. برنامهریزی کنید که چگونه و در چه زمانی میتوانید به موقعیت خاصی برسید. برنامهریزی کارها را آسانتر میکند و به شما کمک میکند تا در کمترین زمان ممکن، رویاهای خود را تحقق بخشید.
چگونه خودمان را از جلسات بیهوده نجات دهیم؟
بیماری واگیردار تشکیل جلسات طولانی، بیاثر و شلوغ، کسبوکارها را به ستوه آورده و کارمندان را بیزار کردهاست. دیوید گردی ایدههایی درباره چونگی متوقف ساختن این روند دارد. شما میتوانید در این ویدئو زیبا با این ایده ها آشنا شوید.
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
شرکتهای بزرگ خطوط پاسخگویی ۲۴ ساعته، صفحات چت مستقیم و حتی تیمی از کارشناسان شبکههای اجتماعی مانند توییتر دارند تا همیشه برای مشتریانشان در دسترس باشند. در حالی که استارتاپها کارکنان لازم برای رقابت با این ماشینهای پاسخگویی سریع را ندارند، آنها نیز باید برای ارائهی خدمات مشابه، همیشه در دسترس باشند.
چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟ این سوال بسیاری از افراد است که در اینجا به آن پاسخ خواهیم داد. در واقع کارآفرینان میتوانند از تجارب شخصی خود برای کمک به مشتریانشان استفاده کنند و این چیزی فراتر از کاری است که شرکتها انجام میدهند.
اگرچه بانک آمریکا (Bank of America) ممکن است در توییتر اکانت داشته باشد اما مدیرعامل آن برایان موینیهان هرگز در آنجا مستقیما با مشتریان صحبت نمیکند. کارآفرینان باهوش میتوانند زمانی برای ارتباط با مشتریان اختصاص دهند.
شما به عنوان کارآفرین چطور برای ارتباط با مشتریان وقت میگذارید؟
۱. برنامهریزی روزانه داشته باشید
باید همیشه در دسترس باشید اما نباید اجازه دهید دیگران بیش از حد زمانتان را بگیرند. برای این کار میتوانید از برنامهی تقویم Outlook برای برنامهریزی کارهای خود استفاده کنیم. این برنامه به کاربرانش امکان میدهد زمان و تاریخهایی را مشخص کنند و در آن زمانهای خاص هیچ برنامهای قرار ندهند. همچنین با این برنامه میتوانید در صورتی که مجبور به جابهجا کردن برنامههایتان هستید، به راحتی این کار را انجام دهید. در واقع این برنامه دیدی کلی از زمانهای واقعی که میتوانید در دسترس باشید را در اختیار شما قرار میدهد و در شرایط اضطراری میتوانید با نگاه به برنامهتان به طور موثری از زمانتان استفاده کنید.
۲. افراد بااستعداد استخدام کنید
یکی از رموز موفقیت استخدام افراد با استعداد است. یک نفر به تنهایی نمیتواند همهی کارها را انجام دهد و یک تیم، عملکردی بهتر از یک نفر به تنهایی دارد. اگر تیمی از افراد با استعداد داشته باشید میتوانید با اطمینان آنها را به جلسات مهم بفرستید زیرا مطمئنا، آنها قادرند از استراتژیهای مختلف برای موفقیت و پیشبرد کارها استفاده کنند. پس با خیال راحت میتوانید نظارهگر باشید زیرا افراد تیمتان همه چیز را تحت کنترل دارند. فراموش نکنید کارمندان مثل مشتریان هستند اگر همیشه برای آنها در دسترس باشید در ایجاد نیروی کار مستقل که میتوانند اهداف شرکتتان را بدون نظارات و راهنمایی مداوم شما انجام دهند، به آنها کمک میکنید.
۳. دستیاری بااستعداد و شایسته استخدام کنید
اگر دستیاری توانا و شایسته داشته باشید میتواند به همهی جزییات توجه کند و کارهای شما را سازماندهی کند. با این کار شما میتوانید بر مسائل مهمتری که به تمرکز نیاز دارند توجه کنید. همهی کارآفرینان نمیتوانند هزینهی استخدام دستیار را بپردازند اما خدمات مجازی وجود دارند که با آن میتوانید افرادی را استخدام کنید که از راه دور کار میکنند و میتوانند به اندازهی یک دستیار واقعی مفید باشند.
به عنوان کارآفرین باید زمان را کنترل کنید و همیشه مسائلی وجود دارند که باید به آنها توجه کنید. با استفاده از تکنولوژی میتوانید زمان را مدیریت کنید و استخدام افرد با استعداد کمک میکند وقت بیشتری برای تمرکز بر نکات مهمتر داشته باشید.
۴. از تکنولوژی استفاده کنید
امروزه موبایلها، تبلتها و لپتاپها این قابلیت را دارند که انواع برنامههای ارتباطی را روی آنها نصب کنیم. با برنامههای مختلف نظیر eFileCabinet به راحتی میتوانید اطلاعات را به وسایل مختلف منتقل کنید. با این ابزارها و برنامهها میتوانید حتی وقتی در جاده یا ماموریت هستید در دسترس باشید. همچنین میتوانید در حال غذا درست کردن، بعد از ورزش یا حتی در صف اتوبوس، ایمیل خود را چک کنید، یا مدارکی را ارسال کنید. در ادامه، به معرفی ۱۰ برنامهی مدیریت زمان میپردازیم که به کارایی بیشتر شما کمک میکند.
مدیران چگونه میتوانند به پرورش مهارت مدیریت زمان در کارکنان کمک کنند؟ مدیران و افراد ارشد هر بخش، نقش مهمی در ایجاد مهارتهای مدیریت زمان در کارکنانشان دارند. نقش مدیران فقط نشستن در اتاقهای جدا نیست، بلکه آنان باید بر کارمندانشان نظارت درستی نیز داشته باشند. مدیران باید الگویی برای کارمندانشان باشند. بهترین راه برای اتمام بهموقع کار، منظمبودن در محل کار است.
اگر انتظار دارید که اعضای تیم بهموقع سر کارشان حاضر شوند، خودتان نباید دیر برسید. تقریبا در همه جا مدیران آزادی عمل بیشتری دارند، اما این بهمعنای سوءاستفاده از قدرت نیست. مقررات و قوانین یک سازمان، نهتنها برای کارمندان بلکه برای رهبران تیم و افراد ارشد نیز در نظر گرفته شده است. مدیران برای احترام به خطمشی شرکت، باید از دستورالعملهای سازمانی پیروی کنند. در ادامهی مطلب، نکاتی تهیه کردهایم که مدیران به کمک آنها میتوانند مهارت مدیریت زمان در کارکنان را تقویت کنند.
از کارمندان خود بخواهید که منظم باشند: سر میزهای کارمندانتان بروید و بررسی کنید که آیا پروندهها و پوشهها بهدرستی چیده شدهاند یا خیر. مطمئن شوید که هیچ کاغذ اضافهای روی میزشان نیست. به آنها بگویید که باید حداقل هفتهای یک بار کشو میزشان را مرتب کنند؛
از مسئول خرید شرکت بخواهید که برای کارمندان، قلم، پوشه و کاغذ تهیه کند: اگر کارمندانتان موارد مهم را بر کاغذهای پراکنده یادداشت میکنند، به آنها تذکر دهید. بهعنوان مدیر، باید اشتباهاتشان را به آنها گوشزد کنید تا بتوانند مسائل را بهخوبی مدیریت کنند؛
شنونده خوبی باشید: کارمندان باید به مدیرشان، بهآسانی دسترسی داشته باشند. هماهنگی مناسب بین کارمندان و رهبران تیم برای مدیریت مؤثر زمان، ضروری است. در پایان وظایفتان را بهموقع انجام دهید و مطمئن شوید که اعضای تیمتان فعالیتهای مفیدی را انجام میدهند؛
مسئولیتها را بر اساس تخصص، صلاحیت و سابقه، به آنها واگذار کنید: قبل از آنکه وظیفهای برای کارمندانتان تعیین کنید، با آنها گفتوگو کنید. با این اقدام آنها به کارشان علاقهمند میشوند و در مهلت معین آن را به پایان میبرند. از همان ابتدا اهداف و ضربالاجلها را برای آنها توضیح دهید. آنها را از اهداف بزرگ سازمان آگاه سازید؛
عملکرد کارمندانتان را پیگیری کنید: میتوانید نرمافزاری را نصب کنید که وقتی کارمندی کارش را شروع میکند و هنگامی که آن را به پایان میرساند، به شما خبر دهد. با این کار میتوانید یک سیستم گزارشی قوی را ایجاد کنید. به آنها مهلت دهید و مطمئن شوید که میتوانند کارشان را در بازه زمانی تعیینشده تمام کنند. از کارمندانی که کار خود را بهموقع به پایان میرسانند، در حضور همه قدردانی کنید.
برای مدیران ضروری است که بدانند کارمندانشان چه کاری میکنند. تلاش کنید که دریابید که آنها در کل روز چه کاری انجام میدهند. آنها را تشویق کنید تا لیست انجام کارشان را تهیه کنند. برنامه کاری آنها را بررسی کنید و مطمئن شوید که ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام میدهند.
برای ایجاد مهارتهای مدیریت زمان، برنامههای آموزشی مختلفی را در نظر بگیرید. کارگاههای مختلفی را برگزار کنید و در آن به کارمندانتان فعالیتهایی را غیر از کار اصلیشان محول کنید. از آنها بخواهید که فعالیتهای مشخصشده را در بازه زمانی معینی به پایان برسانند. میتوانید به آنها پاداش مناسبی نیز بدهید.
۱۰ نرمافزار برای مدیریت زمان
ابزارهای مدیریت زمان به شما کمک میکنند تا روشهای خاصی را که در طول روز میگذرانید، پیگیری کنید. ردیابی صحیح زمانی که شما و تیمتان بهواقع برای کار صرف میکنید، برای اینکه بدانید پروژههای شما چقدر سودآور هستند، مهم است. شما میتوانید از برنامههای مدیریت زمان برای تعیین مشکلات و حل آنها قبل از اینکه به مشکلی بزرگتر تبدیل شوند، استفاده کنید.
۱. رسکیو تایم (RescueTime)
«رسکیوتایم» که یک نرمافزار اندازهگیری بهرهوری و مدیریت زمان شناختهشده است، استفاده از کامپیوتر را برای محاسبهی تعداد ساعات کار شما کنترل میکند. این برنامه میتواند فعالیتهای کامپیوتری شما، پنجرههای فعال، وبسایتهای بازدیدشده و برنامههای مورداستفاده را ردیابی کند؛ همچنین، میتواند تعداد جلسات، تماسهای تلفنی و وقفههایی را که بین کارها میافتد، اندازهگیری کند. رسکیوتایم به شما امکان میدهد که اطلاعات استخراجشده را از طریق «مرور خلاصه» مشاهده کنید.
همچنین، این برنامه بر اساس دادههای حاصل از نظارت روزانه، نموداری را ایجاد میکند و به شما امکان میدهد تا بهرهوری فردی و گروهی را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، این برنامه با یادآوریهایی روی دسکتاپ و ویژگی مسدود کردن وبسایت برای کمک به شما یا هم تیمیهایتان در انجام کارها ارائه میشود.
۲. تاگل (Toggl)
«تاگل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان کاربردی است و به شما امکان میدهد زمانتان را بهصورت لحظهای ردیابی کنید. این برنامه محبوب است، زیرا استفاده از آن بسیار آسان است. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که روی دکمهی «شروع» کلیک کنید. میتوانید زمان خود را برای انجام هرگونه کار ردیابی کنید و پس از پایان کار، متوقف شوید. علاوه بر این، تاگل دارای یکپارچهسازی برای iPhone، Android، Mozilla،Chrome و دسکتاپ است.
با استفاده از هریک از این موارد افزودنی، میتوانید یک تایمر را در هر برنامهی وب ادغام کنید تا بهرهوری خود را ردیابی کنید. مهم نیست که از چه نوع برنامهی تاگلی استفاده میکنید، تمام دادهها در حساب تاگل شما ذخیره میشوند. به یاد داشتهباشید که برای ایجاد هریک از برنامههای کاربردی لازم برای کار، باید یک حساب تاگل داشتهباشید.
۳. تایملی (Timely)
«تایملی» دارای مجموعهای از قابلیتهای هوشمند و طراحی مدرن است. این برنامه طرحی انعطافپذیر دارد که در آن میتوانید بلوکهای کار خود را بکشید و رها کنید؛ همچنین، تایملی به شما امکان میدهد که اگر در یک تیم هستید، دادههای خود را بر اساس پروژهها، ساعات و اعضا مشاهده کنید. این نرمافزار گزارشهای بهرهوری را نیز تولید میکند که میتوانید از آنها به عنوان پشتوانهی بودجهی تعیینشده برای هر پروژه استفاده کنید.
آنچه تایملی را از سایر ابزارهای مدیریت زمان متمایز میکند، ماژول ردیابی خودکار آن، به نام «مموری» (Memory)، است که نصب جداگانه و اختیاری برای سیستمهای MacOS و ویندوز است. این برنامه از قدرت هوش مصنوعی برای ردیابی هر کاری که در کامپیوتر یا تلفن خود انجام میدهید، استفاده میکند؛ دادهها را گروهبندی میکند و لوگوهای مربوط به زمان ورود را به شما پیشنهاد میدهد تا مجبور نشوید این کار را به صورت دستی انجام دهید.
۴. هاروست (Harvest)
«هاروست» یکی از ابزارهای مدیریت زمان با ویژگیهای غنی است که همراه با UX بهتری به شما کمک میکند تا زمان خود را به طور مؤثری مدیریت کنید. ابزارهای هاروست دارای عناصر بصری و تایپوگرافی پررنگ است که میتوانید در عرض چند دقیقه به آن تسلط پیدا کنید.
هاروست با داشبوردی منحصربهفرد ارائه میشود که به شما امکان میدهد تا به برگههای زمانی و مرور هفتگی خود دسترسی پیدا کنید. بهراحتی میتوانید کارهای جدید را اضافه کنید، تایمرها را شروع کنید و کارهای همتیمیهای خود را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، شما برگههای اختصاصی برای مدیریت گزارشها، پروژهها و بودجهی خود و یک فاکتور دریافت خواهید کرد که به شما این امکان را میدهد که صورتحساب مربوط به هزینهها و زمان پیگیریشده را ایجاد کنید.
۵. فوکس ات ویل (Focus @ Will)
«فوکس ات ویل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است که ویژگیهای بسیاری را در اختیارتان قرار میدهد تا وقت خود را به حداکثر کارایی برسانید ، به عنوان مثال، این برنامه موسیقی پخش میکند و انواع صداهای آرامشبخش دیگری را برایتان اجرا میکند؛ موسیقیهایی که به طور علمی ثابت شدهاست که تمرکز شما را تا ۴ برابر افزایش میدهند. این نرمافزار با مجموعهموسیقی منحصربهفردی همراه است که به شما کمک میکند تا در موقعیتهای مختلف تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، میتوانید لیست پخش متناسب با کار خود را انتخاب کنید. فقط باید جزئیاتی را درمورد خود وارد کنید و این برنامه موسیقی هماهنگ و متناسب با شرایط منحصربهفردتان را پخش خواهد کرد.
۶. ریممبر د میلک (Remember the Milk)
«ریممبر د میلک» منبعی عالی برای تنظیم وظایف است. این نرمافزار به شما امکان میدهد تا موارد موجود در لیست کارهای خود را به خاطر بسپارید. این نرمافزار همراه با یک دستیار مجازی ساده ارائه میشود که به شما امکان این را میدهد که وظایفی را اضافه کنید، پروژهها را به کارهای فرعی تقسیم کنید و موعد مقرر را برای همهی کارهایی که باید انجام دهید، تعیین کنید.
این برنامه وظایف شخصی و شغلی را از یکدیگر جدا میکند، اما همچنین میتوانید بازیهای خود را نیز در چکلیستی اضافه کنید. این برنامه به شما امکان میدهد تا بر اساس معیارهای خاصی که قبلا تعریف کردهاید، لیستهای هوشمندی را ایجاد کنید؛ یعنی هنگامی که تغییراتی در وظایف شما ایجاد شد، برنامه به طور خودکار لیستها را بهروز میکند.
۷. فوکس بوستر (Focus Booster)
«فوکوس بوستر» برنامهای چندسکویی (cross-platform) است که برای افزایش تمرکز و از بین بردن هرگونه اضطراب با فشارهای زمانی طراحی شدهاست. این روش با تکنیک پومودورو (Pomodoro) ساخته شدهاست، که با استفاده از یک تایمر، زمان کار شما را به فواصل ۲۵دقیقهای تقسیم میکند که با ۵ دقیقه وقفه از هم جدا میشوند. این برنامه تمام جلسات را در برنامهی وب همگامسازی میکند تا بتوانید از زمان صرفشده برای فعالیتهای مختلف استفاده کنید. از دیگر ویژگیهای اصلی این برنامه میتوان به تایمر کوتاه روی صفحه، جدول زمان و امکان ذخیرهی جلسات و تولید گزارش اشاره کرد.
۸. اور نوت (Evernote)
این برنامه که یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است، به شما امکان میدهد تا بخشهایی از وبسایتها را بهراحتی ذخیره کنید، یادداشت کنید و به آنها دسترسی داشتهباشید. این برنامه در همهی سیستمهای عامل کار میکند و به شما امکان میدهد تا دستورکارها، برنامهها، یادآوریها و ارزیابیها را ایجاد کنید و همچنین به شما کمک میکند تا گردش کار را بهتر سازماندهی کنید؛ حتی میتوانید مصاحبهها، جلسات، ایدهها و سخنرانیهای خود را ضبط کنید و پیوستهای صوتی یا متنی را اضافه کنید؛ علاوه بر اینها، این برنامه به شما امکان میدهد تا با تیم خود همکاری کنید، اسناد را اسکن کنید و از چندین دستگاه همگامسازی کنید.
۹. تودویست (Todoist)
«تودویست» برنامهی مدیریت وظیفهی رایگان است که برای انواع مختلف پروژهها طراحی شدهاست. این برنامه یادآورهای فوری را برای تمام فعالیتهای موجود در چکلیست شما فراهم میکند؛ همچنین، در همهی دستگاهها کار میکند، حتی وقتی آفلاین باشید.
این برنامه ایجاد و سازماندهی وظایف، اولویتبندی کارها، تنظیم و تغییر مهلتها و تعیین اهداف پروژه را آسان میکند ، علاوه بر این، میتوانید با ویژگیهای اندازهگیری و گزارش برنامه، پیشرفت خود را پیگیری کنید. تودویست یک رابط آسان و چندسکویی ارائه میدهد که به شما این امکان را میدهد که بهسرعت و بهراحتی کارها را هدایت کنید.
۱۰. تایمفری (TimeTree)
«تایمفری» به شما امکان میدهد تا تقویمها، قرارها یا برنامههای کاری را با هر کسی که میخواهید، به اشتراک بگذارید. این نرمافزار به شما این امکان را میدهد که چندین تقویم ایجاد کنید که فقط با تغییر دکمه روشن/ خاموش به دلخواه نمایش داده میشود. برای برنامههای مختلف، رنگها و ابزارهای ارتباطی تغییرپذیر بسیاری در تایمفری وجود دارند. تایمفری منبع مفیدی برای ذخیرهی یادداشتها و رویدادهای برنامهریزیشده است.
در مقاله بعدی بیشتر به روشهای مدیریت زمان میپردازیم.
